使人疲惫的不是远方的高山，而是鞋子里的一粒沙。——法国启蒙思想家伏尔泰

小事办不好成大事，职场老手差点被免职

上周，集团召开安全管理工作电视电话会议，公司办公室主任老何因为小事没办好差点被免职。

①老何在三天前，当面报告负责安全管理的副总B参加会议，B也知道此事。但开会前一天，老何忘记提醒了，B因为临时家里有事也给忘了。董事长A责怪B，B怪罪老何为什么不提醒他一下。

②会议现场，董事长的座位牌打错了。A姓郎，结果办公室文员小张把郎总的名字打成了郞总，这两个字拼音一样，但是有点区别。结果，A大发脾气。

③开会前十分钟，投影仪遥控器坏了。投影仪又挂在三米高的屋顶上，老何临时找梯子才手工打开，会议晚了十五分钟。

会议结束后，A在现场大声批评老何，让他回去写检查，写不好就把他免了。

我就在会议现场，老何作为一名老办公室主任，竟然犯这种低级错误，实在是让人不可理喻。

为什么职场上经常会在这些看似简单容易的小事上栽跟头呢？

在工作中，有一个奇怪的现象，在面对重要工作时，我们主观上会保持高度警惕，反而不容易出问题。越是小事情，越容易出问题。按道理讲不应该会犯这种“低级”错误，但事实却相反。这是为什么呢？

①容易犯经验主义错误

就像案例中的老何，组织电视电话会议已经轻车熟路了，对于会场保障的各项检查就不像以前那么细致了。以前不出问题，并不代表现在不出问题。现在不出问题，并不代表将来不出问题。

②工作中的同理心在作怪

老何站在自己的角度想当然的认为会议这么重要，B肯定也会认为很重要，会把这件事情记在心上，结果B却忘了。职场上，站在自己的立场推测别人是大忌，结果很可能是南辕北辙。

③信任永远代替不了检查监督

职场老手通常都会带新人工作，检查工作并不是给他们找茬，而是更好地保护他们，也是为了保护自己。否则，就像案例中的那样，问题虽然是下属出的，但老何肯定也得承担责任。

职场上，面对这些容易“踩雷”的小事情，怎样才能避免栽跟头呢？

第一：建立错误笔记本，运用“类推思维”，分析问题原因，做到吃一堑长一智

工作中，避免犯错误的一个好方法就是建立错误笔记本。把犯的所有错误都记录在一个本子上，经常看一看，就会提醒自己少犯此类错误。我的错误笔记本就是按照如下分类的：

①会务错误

会务的整体流程，从开始承办会议到会议结束的每个环节都记在本子上。对自己曾经犯的错误，比如：话筒忘记调试、茶水忘记准备、座位摆放顺序错误、忘记领导通知等所有犯过的错误都一一写上，严重错误还会用红笔重点标记。

②文字错误

给领导写的讲话稿、总结报告、大会发言等文字材料，记录出现的语句不通顺、错漏字、页码顺序不对、少页漏页等等错误。

③行政错误

比如，单位发票和差旅费的报销制度非常繁琐，需要好几个领导签字，我就将易错的地方标记清楚。还有，向领导传阅文件要按照职务由低到高的顺序，不能越级传阅等等。

④其他错误

比如，领导问自己一个数据，没有答出来； 进领导办公室，忘记敲门； 领导暗示自己，我却没有领会意图等等这些无法归类的小事，统一作为其他错误。

建立错误笔记本是一方面，更重要的是分析错误的原因，找到错误产生背后的心理动机。

类推思维就是一个比较好的分析方法。

类推思维是由日本管理学家细谷功在其著作《高维度思考法》 中提出的。

主要意思是，根据类似的事物进行推论，也就是学会向相似的事物“借鉴”，抽象出共同点，然后再作用于其他具体的事务中。

类推思维流程

运用类推思维分析错误原因要把握两个关键方面：

①从不同领域的问题中抽象出共同原因

有些错误分属于会务、文字等不同领域，但可以从问题的背后抽象出错误的共同原因。比如，因为思想不够重视、主观臆断、经验主义错误、流程不清楚等等。

②将共同原因再反作用于类似的具体事务上

找出共同原因后，下次再干具体类似事务的时候，我们可以看看曾经犯错误的原因，提醒自己不要再犯以前相同的错误，同一个坑不要跳进去两次。

第二：运用“时间管理矩阵”，解决大脑中信息混乱、条例不清晰或者重点不突出的问题

每天公司的早交班会上，领导都会布置一大堆工作，大部分工作都是零散的小事。比如：公司需要做条标语、三楼的灯找人维修、四楼的下水道堵了、把纸质文档转换为word文档等等，这些小事看似不难，但是真干起来确实很耗费人精力。

上周的一天，我就被布置了10件小事，每件事之间都没有关联性，而且每件事看似都需要马上去做。但是下午下班时我完成了8件，秘诀就是运用时间管理矩阵。

时间管理矩阵

把工作按照重要和紧急两个维度，划分为四个象限：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要，如上图所示。

第一象限：重要又紧急的事

第一象限的工作是重中之重，如果处理不好，会影响工作大局。有时候，你认为这项工作可以缓一缓，但是你的领导却认为非常重要而且紧急，所以千万不能对第一象限的工作产生误判。

我的通常做法，就是站在领导的角度去思考问题。可能有人会说“我又不是领导肚子里的蛔虫，我怎么知道他是怎么想的”。所以，大家一定要学会观察自己的领导。

比如：领导在布置这些小事时，描述语句数量多少、说的时间长短、语气大小、有没有反复强调、有没有说这事非常重要等等，只要稍加留心你就能判断出哪些工作是第一象限的。

第二象限：重要但不紧急的事

第二象限是相对于第一象限说的。重要性可能都一样，但是区别就在于，今天干完，领导不会问； 今天不干，领导可能也不会问。

判断哪些是重要而又不紧急的事，是非常考验一个人的经验、智慧和判断能力的。有三个小方法可以用一下。

• ①自己判断；
• ②寻求同事帮助；
• ③见缝插针咨询布置工作的人。

需要强调的是， 每次至少综合运用其中的两种方法进行判断，千万不可擅自做主，因为有时真理并不是掌握在少数人手里，所以要多听听别人意见。

第三象限：紧急但不重要的事

第三象限表面看似第一象限，因为有些事情紧急，会让你产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。

临时组织的小型会议、同事让你去帮忙找个资料、突然来了一位重要朋友等等都属于这一类。你花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

第四象限：不紧急也不重要的事

这个象限的工作属于今天做也可以、明天做也可以，甚至不做也可以，因为事情的属性决定了做不做都不影响大局。

做了只会锦上添个小花，不做也不会有人对你上纲上线。遇上这样的事情，自己根据时间情况，灵活把握就行。

以后大家再干很多的小事时，不妨可以在一张纸上画出这四个象限，根据事情的紧急重要程度排出顺序，合理分配工作完成时间。

运用时间管理矩阵确定小事完成的顺序，需要注意以下两点：

①第一和第四象限出问题的概率不大

第一象限因为事情重要，所以我们一般会更加重视和上心，出现错误的情况较少。第四象限由于事情干不干都不重要，所以也不会出问题。

②很多人容易栽在第二和第三象限的事情上

第二象限的事情，处理不好就容易成为重要又紧急的。第三象限的事情，虽然不重要，但是紧急程度高，处理不好就会让领导认为你干工作很拖沓、关键时刻紧张不起来。

第三：认真做好每天工作记录，将每天的小事记在媒介载体上，发挥“好记性不如烂笔头”的作用

工作中，很多交待的小事，不要仅仅靠大脑去记，大脑一忙起来，很容易遗忘的。所以，要及时把工作记在媒介载体上，这样才能有效防止误事漏事。

有这么几个好方法可以试一下：

①工作记在笔记本上

就像上周，领导交给了我10件小事，而且每件事之间都没有关联性，我就按照时间管理矩阵区分好后，把工作记在笔记本上，干完一件划去一件，既没有漏事，也没有误事，工作效率还非常高。

②用好手机备忘录

手机已经成为日常办公一个越来越重要的工具。很多工作有时都是通过微信群里布置的，可以把工作直接复制粘贴到手机备忘录里。工作休息时多翻翻手机，看看还有哪些工作没有干完，哪些工作容易出纰漏，能够有效防止工作遗忘，降低出问题的概率。

③发挥办公室白板的作用

有时候接手一项大工作，需要科室人员协同完成。我们就在办公室里购置了一块1.8m×0.9m的大白板，采取思维导图的形式，将大工作分解成“N”多小工作。按照每个人的特长进行分配，完成一项小工作就在上面注记，这样干工作忙而不乱，还能相互补台。

把小事记在媒介载体上，还有两点需要把握：

①不仅要记录事情，还要记录注意事项

记录事情是表面工作，我们还要把完成工作需要注意的事项写下来，比如：哪些环节容易出问题，需要寻求谁的帮助，需不需要领导给你协调等等。

②要定期进行回顾整理

工作不只是干完就完事了，可以利用每个周五工作不忙的空闲时间，对一周工作完成情况进行整理，一些错事可以记在错误笔记本上，写上自己体会，防止下次再犯。

今天，我们主要围绕“职场如何避免在小事上栽跟头”这个话题进行了阐述，首先分析了三个原因，然后提出了三种解决办法：

第一：建立错误笔记本，运用“类推思维”，分析问题原因，做到吃一堑长一智；

第二：运用“时间管理矩阵”，解决大脑中信息混乱、条例不清晰或者重点不突出的问题；

第三：认真做好每天工作记录，将每天的小事记在媒介载体上，发挥“好记性不如烂笔头”的作用。

希望大家看了后有所启发和帮助。