时间管理：助你打怪升级，高效的任务管理法

文 | 刘俊

| 时间管理 |

我们之前讲到过时间管理的本质就是往时间容器里承载事项，不断去完成一个个的任务，通俗来说，我们的人生其实就是一个“打怪升级”的过程，所以高效的任务管理方法可以帮助我们很好的去完成我们手头的任务，高效率就意味着更好的任务结果，以及相同时间可以完成更多的任务。

俊哥这里把自己执行和整理的任务管理法做一个分享，可以帮大家很好的解决任务繁多杂乱，以及任务进展和结果效率低效的问题。

一、目标制定

1、目标分解

目标分解成3个部分：长期目标、短期目标、当下目标。

罗马不是一天建成的，目标也是一样，如果我们习惯性只是盯着大目标，会容易给我们造成很多的压力和焦虑感，反而会让事情的进展不顺利和混乱，也容易轻易放弃目标。

而把目标做一个分解，非常有利于目标的完成。毕竟让你一口气跑完马拉松，我们会觉困难很大，觉得很难完成，但是如果让我们跑1公里，我们肯定还是非常有信心完成的，那些跑马拉松表现比较出色的，都善于把目标分解。

比如，他们会先制定一个当下目标跑5公里，或者跑到某个地点标识，制定一小时要跑到多少公里，以确保整体的速度节奏，以这样的目标分解来很好的完成马拉松这个长期目标。

很多马拉松表现优秀者，除了日常坚持训练的因素，很多马拉松表现优秀者都有表示有很多程度是得益于目标分解。

2、SMART原则

目标制定要遵循SMART原则，SMART原则包括5个标准：

2.1、有时限的

这个很好理解，就是给目标设置一个完成期限，没有期限的目标，容易让我们对目标懈怠拖延，导致目标的完成进展不理想的同时，也会让宝贵时间白白浪费掉。

2.2、具体的

就是要把目标量化，制定的目标太抽象的话不利于目标的实现。比如，我制定的目标是要学习，那目标具体化的体现就是：学习哪方面的知识？什么形式学习？是阅读电子网络信息资料；还是阅读纸介书籍；还是报名培训班。

如果是阅读纸介书籍的话，打算一周看几本书，一个月看多少本书，一年下来总共要看多少本书。目标具体化后才有利于我们实时去跟进和衡量目标的完成情况。

2.3、相关性的

相关性是指目标要相关可以持续不间断，就是能够围绕专注于目标本身，不能偏离目标轨道。

2.4、可现实的

制定目标要切合实际，尽量制定我们有可能有希望完成的目标，而不是去制定那些不切实际不可能完成的目标，

2.5、可衡量的

可衡量指的是我们要给我们制定的目标的完成情况一个参照的标准，这个我们可以使用绩效KPI的方法来统计相关的关键数据。

绩效KPI也是对最终结果的统计，也可很好的用以参照我们目标的完成进度和效率问题。

二、计划流程

1、项目时间

项目什么时间开始，什么时间结束，这期间历时多长时间，也就是项目的时限性。

2、项目地点

项目在什么场地开展，为场地需要准备一些什么，这样可以避免项目开展时缺东少西而影响项目的开展。

3、项目管理

3.1、项目流程

项目流程可以采用我之前也有提到过的全流程思维把项目进行分解，把项目分解成一个个流程环节，不仅有利于项目的有序进行，同时项目进展不顺利或者出了问题，我们可以非常清楚的知道是哪一个环节出了问题，同时我们可以每一个环节逐一的去优化，可以大大的提高整体项目的效率。

3.2、项目日程

有了详细的项目流程后，剩下的就是如何把这样项目流程安排到我们的日程中去了，日程中的什么时间点做什么流程环节的什么事项，什么时候开始，又什么时候结束，就这样把项目流程衔接到我们的日程时间安排上去。

三、时间管理

1、清单流程

1.1、收集清单

收集的清单，我们可以把它进行一个分类：“今日待办”、“本周待办”、“本月待办”、“本年待办”。

如果我们是用手机清单软件就相对比较好管理清单的，这里给大家推荐一个APP“滴答清单”。

当然，如果有人还是习惯用笔记本手写记录的话，也是非常不错的，完成的清单做好标记，没完成的清单要实时的做迁移，如果是用笔记本手写收集清单的话，俊哥建议大家可以使用“子弹笔记”来记录，“子弹笔记”可以记录的内容和功能会更加的全面。

关于“子弹笔记”的方法，俊哥这里就不详细介绍了，感兴趣的可以自己私下去了解一下。

1.2、组织优化清单

清单优化就是把我们初始收集的清单简化合并，以便于我们更好的执行，哪些清单是可以合并在一起的，哪些清单是可以舍弃的。

1.3、清单优先级

A（高优先级，重要紧急）

B（中优先级，重要不紧急）

C（低优先级，不重要紧急）

D（下优先级，不重要不紧急）

优先级高的事情，我们重点优先来完成，以避免我们捡了芝麻丢了西瓜，也可避免专注的时候被杂事打乱，杂事我们统一收集起来，空余时间统一来处理。

1.4、行动

清单收集列出了不去执行，也无济于事，行动起来！当一个个清单被完成会非常的有成就感，“Just do it”。

1.5、清单回顾

检查回顾我们的清单完成情况和进度，划掉完成的清单，哪些清单是要做迁移的，哪些清单是可以考虑删除的。

2、日程计划

2.1、日程事项

日程事项也就是我们每日的事项安排，日程有计划的安排，有利于我们把一天时间有效的利用，完成更多的事情。

当然，每天的事项安排要根据自己的实际情况而来，安排太多太满也不利于我们的执行，完不成也容易打击我们的自信心，每天最好以完成最重要的三件事为标准。

2.2、时间长度

就是事项什么时间点开始，什么时间点结束，持续多长的时间，也就是事项的承载时间容器，因为一天日程时间毕竟有限，合理的去安排时间容器，才能更加合理的完成更多的事情。

2.3、时间效率

要保持时间效率首先我们得保持专注，不得轻易的被分心，专注是时间效率的一个基本必要条件。再者我们可以利用碎片化的时间去做事，也可以很好的把时间利用起来，积少成多嘛！

2.4、方法效率

方法不对效率减半，这需要我们不断的回顾检查、复盘总结。一边做中一边优化改进怎么做的方法。

2.5、目标结果

目标结果我们需要设定相关的数据把它量化，就像上面我们提到的，我们可以设定一个关键绩效KPI，以此来检测我们的结果完成情况和进展。

3、时间连续性

时间连续性指的是事项的衔接的流畅性，如果事项的时间点的衔接都卡得非常死的话，稍微的不可控意外就会打乱事项的节奏进行，所以我们最好适当的把事项时间点稍微提前一些。

三、风险管控

1、拖延

我们可以从“认知升级”上来克服拖延。比如，拖延会让时间积少成多被浪费掉，浪费时间就是浪费生命，我们的人生就是一辆驶向坟墓的列车，生命就是一个倒计时的过程。

同时“时间效率是成与败的关键”，效率高意味着大家同样的时间，效率高的人可量化的数据结果会更好，也意外着一样的时间，效率高的人可以完成的事项更多。

2、杂事

上面有说到的，杂事我们可以通过清单统一收集，空余时间统一处理，因为很多时候杂事会干扰我们的专注，打乱我们的节奏，甚至被杂事浪费掉很多的时间。

3、完美主义

完美主义会让我们太过于纠结于细节，过多的沉浸其中，而让时间大大的被占用，而让事项的整体进展缓慢，同时也占用影响其它事项的时间进行。

针对完美主义的，心里一定要有这样一个理念：“完成比完美更重要。”

4、突发情况

对于重要的物、人、事，我们要提前预测可能发生的意外风险，并做好预备预选方案，以免意外发生时，扰乱自己的节奏，或者造成其它很多连锁影响损失。

当然，一些特殊的人和事，我们也要学会适当灵活变通。

最后附上“任务管理”的思维导图：