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导读荐语

有些人认为好文章一定要有高级词汇、长句和复杂的概念。娜塔莉·卡纳维尔（Natalie Canavor）和克莱尔·梅罗维茨（Claire Meirowitz）是一家商务写作咨询公司的共同所有者，也是这本实用指南书的合著者，她们认为这样的想法完全是错误的。因此她们用52个简单的“事实”阐明了有效的商业写作应该遵循哪些原则，内容涵盖了几乎所有类型的商务交流，从电子邮件、书信、报告到网站和博客。他们想要传达的信息是：好的写作要简洁、吸引人且容易理解——就像人类的对话一样。她们提醒道，在这个信息过载的时代，你的沟通必须符合这些标准，否则没有人会读下去。尽管这些写作建议不是特别有开创性，但也足够清晰、全面、好用。

要点速记

• 要想成为优秀的商业作家，首先要学会识别什么是不好的写作。
• 想想你在读书时最讨厌作者的哪些写作习惯和特点，将它们列举出来。然后将这些“消极因素倒转过来”，或是找出它们的反义词。这就是你对好的写作的定义。
• 要“按照你说话的方式写作”，使用清晰、简洁、简单的语言。
• 首先要问自己，“我写这篇文章是为了达到什么效果？”
• 然后再完成接下来的八个步骤：思考受众、选择语气和形式、“规划”内容、安排行文、撰写导语、起草中间部分、准备结尾，最后进行编辑。
• 你写的东西都能反映出你的个性，因此要把这九个步骤应用到所有的写作项目中，不论是简短的电子邮件还是详细的报告书。
• 根据写作目标和受众来决定你所说的内容和方式。
• 当你想让读者采取某种行动时，请在开头和结尾提出请求。
• 虽然电子邮件作为“即时”交流方式非常高效，但书信仍然适合许多正式场合，同时也是很好的关系建立媒介。
• 在撰写网络文章时，请记住你的受众是“浏览者”，而不是“读者”。以“语块”的形式呈现信息，这样更便于浏览。

读书笔记

正确地写作

良好的文笔是一项基本的职业技能。好的写作能够增加你的可信性和专业性，提高你的声誉和形象。要想在商界取得成功，无论你是想进行报告、劝导还是合作，都必须进行书面交流。市面上的各种信息发送工具都对发信者有一个共同的要求：不论是写电子邮件、白皮书、博客还是广告文案，你的写作方式都要能帮助你实现预期结果。

“大多数人的写作漫都不经心，写作风格保守、过时，与当今社会的节奏和精神不符。”

要想成为一名优秀的商业作家，首先要学会识别什么是不好的写作。想想你在读书时最讨厌作者的哪些写作习惯和特点，将它们列举出来。然后将“列表上的消极因素倒转过来”，或是找出它们的反义词。假如你写的是“太无聊”，那就用“有趣”来代替，如果你写的是“模棱两可”，那就用“清楚明确”来代替。这些积极的词汇就是你对好的写作的定义，并且能在每次敲打键盘的时候为你提供参考。

“什么能实现成功的写作”

早在写作出现之前，人类就开始“用口述的方式讲故事”。事实上，许多经典作品一开始都是通过口述的方式流传下来的，比如杰弗里·乔叟（Geoffrey Chaucer）和荷马（Homer）的作品。如今，会话语言在商业交流中又逐渐东山再起。有一则新的格言是：“用你说话的方式写作。”写作语言要清晰直接，以便读者理解你的信息。语言要简洁，段落要简短，这有助于想法的顺畅表达。对你的写作进行“可说性”测试。大声朗读时，它听起来应当自然不做作。没人会对同事这样说话：“由于科技的发展，当代办公室环境中的人际互动在不断减少。”但可能有人会这么说：“现在的商人很少互相交谈；大多数人都是发电子邮件。”在写作中使用聊天的语气可以帮助你展示出一点个性，这在“代替面对面交流”时是一笔巨大的财富。

策划：“奇妙的良方”

从简单的电子邮件到专业报告，你所写的一切都能反映出你的个性。不要让一份草率的提案或信件损害你的声誉。一旦形成了对良好写作的定义，就要把它贯彻下去。你可以应用以下的九步法：

步骤1：“确定目标”

在写东西之前，问问自己，“我写它到底是为了实现什么目的？”要学会“透过现象看本质”，了解你的真正目标。比如，你想发邮件邀请同事参加一场为你而举行的颁奖典礼。乍看之下，你的目的似乎是向对方提供该活动的有关信息。但深入思考后，你或许会发现自己更重要的目标是获得同事的认可，与其建立更好的关系。

步骤2：“考虑受众”

接下来，思考你的受众。了解他们关心什么，弄清楚他们的观点。然后你便可以组织语言来回应他们最关注的问题，“这里写的东西对我有什么好处？”你所写的东西只有与他们息息相关，对方才会关心你要说什么。

步骤3：“决定正确的语气和格式”

就算想要聊天式的写作风格，你仍要决定使用哪种语气传递信息。是愉快的还是严肃的？私人化的还是职业化的？答案取决于你的受众和目的。但要时刻警惕“情绪化的内容、批判和幽默”。

步骤4：“规划内容”

在这个“深思熟虑阶段”，问问自己为了达到目标需要说些什么，牢记你的目标受众。如果要邀请老板、员工和同事参加一个会议，你可能需要绞尽脑汁就同一份备忘录想出三个版本的解释，以对应每个人的兴趣点。进行更加深度的写作时，可以先记下你需要顾及的所有事项。

步骤5：“用恰当的组织方式达成目标”

花点时间整理规划阶段得到的信息。使用适合自己的组织方式。有些人喜欢制作主要内容列表，并按逻辑顺序进行排列。还有一些人喜欢用不同颜色做标记或用亮色突出内容，以整理出内容的优先顺序。各种软件程序也可以在这方面助你一臂之力。

步骤6：“打造强有力的开头”

所有记者都知道，不论哪种写作项目，最重要的都是要有引人入胜的开头句子或段落。你需要抓住读者的注意力，确定整体基调，吸引读者继续看下去。精心打造你的导语，展示出主题的重要性及其与读者的关联，让读者按你所希望的行动。

步骤7：“迅速写完中间部分”

沟通的主体部分，或者说中间部分，应当包含所有内容。不要为项目的这一部分苦恼，用内容列表作为指南，快速地把想法写在纸上。然后再回去编辑句意、语法、拼写和行文，确保没有遗漏任何东西。

步骤8：“构建结论”

必须在结尾重申主要观点，并且提出“请求”，或者明确表示你希望读者做些什么，正如任何优秀的销售都会告诉你的那样。然而，如果你想让读者对某事采取行动，不要等到总结时才提出来。在这种情况下，最好在沟通的开始和结束时都问一次。

“如今，优秀的商务写作与好的口头语言非常接近。所以，只要你能说出来……你也就可以写出来。”

步骤9：“阅读你写的东西，进行评估、删减、修正、修饰和完善”

不论是最简短的电子邮件还是冗长的报告，都要不断对文章进行编辑。记住“你所写的一切都是初稿。”人们会觉得简短的基础词汇更容易读，例如，能用“start”（开始）就不用“initiate”（初始），能用“help”（帮助）就不用“facilitate”（襄助），能用“also”（此外）就不用“addition”（除此之外）。每句话不要超过12至15个单词，每段话不要超过3至5个句子。使用过渡词，如“然而、尽管、但是、虽然、因为、而且”等词汇来提升文章节奏和流畅性。你写得越简洁，别人就越有可能把文章读完。删除冗余和重复的对方，去掉不必要的形容词和副词，放弃对信息传递毫无帮助的词。尽量避免使用被动句。例如，把“报告被经理修改了”换成“经理修改了报告”。避免使用容易被误解的缩略语和术语。用通俗的语言把你想说的话表达清楚。

“商业写作通常都把最重要的内容放在最前面。”

根据写作目标和受众调整信息交流方式，选择电子邮件、信件、报告或网页进行沟通。

“在快节奏的工作生活中有力地沟通”

电子邮件很适合用来邀请同事共进午餐、发送快速提示或提供简要进度报告。它们“最好要简明扼要、目的明确”。电子邮件可能是你在老板、同事、下属和客户眼中塑造形象的主要工具，所以在发送之前一定要好好运用商务写作原则。以下是撰写电子邮件的注意事项：

• 开头一定要有一个吸引人的主题。它将对内容起到引导作用。
• “把重要内容放在最前面”，即在邮件开头表明你的目的。
• 邮件要简介明了，主题要贯穿始终。
• 让内容易读易懂。
• 在结尾提出“请求”。
• 邮件要简短，让收件方无需滚动屏幕就能读完。
• 不要使用花哨的颜色、图表或字体。
• 不要把你不会亲口说的话放到邮件里。

“书信仍然还活着！”

尽管电子邮件在很多情况下已经取代了书信，但在某些情况下，书信却更加合适。尤其在正式场合，例如当你想要请求面试或会面、向别人致谢、提出辞职申请、提交提案或给予授权时。因为书信比电子邮件更私人化，是很好的关系建立媒介。求职信的写作技巧尤其重要。招聘过程中，一封写得好的求职信常常能帮助你通过第一轮筛选。在写商业信件时，尽量提及一些收件人感兴趣的信息——例如，说一说你们共同的朋友或同事。永远记住，信件就像电子邮件一样，能够永久记录下你与对方的沟通。

商务重头戏：报告与提案

从项目总结、调查建议书到委员会总结和预算分析，报告都是许多组织的重头工作。它们扮演着至关重要的角色，让负责人们能够了解正在发生的事情和需要做的事情。因此，报告写作是一项重要的商业技能。一般来说，报告写作都遵循固定的格式：先介绍主题并解释撰写报告的原因，然后转向主要内容。有些报告描述了正在讨论中的研究、活动或流程，并以建议清单作为总结。好的报告能吸引阅读者的注意力，促使他们采取相应行动。

“如果接收方不能用自己的语言和术语接受信息，沟通就是失败的。”

提案与报告不同，其目的在于赢得业务。强有力的提案要能显示出你的专业性及对客户公司和项目的深入了解。其内容应涵盖你方公司未来工作方法的所有关键细节——“时间范围、人员配备与对应资源”——并提供你们将要指派的关键人员的背景信息。解释你方公司能够给到的福利，并通过提供公司的信用证明来获得客户的信任，包括收费标准和日程安排，以及公司的简历。

网络空间里的写作

在网上写东西的时候，记住你的受众与传统纸质媒体的读者不一样。处理在线内容时，要与传统纸质文本有所区别。网页访问者会自行浏览和选择他们想要细读的文本，所以你的文章要足够紧凑、简明。以独立的“内容语块”呈现信息。你的信息必须是一目了然的。如果浏览者感到很难理解它，可能会随时点击退出按钮。

“若能提供真正有价值的东西，别人一定能够发现你。”

考虑一下网站的网页设计。它是否具有一致性？每个主题之间，以及菜单与页面之间是否具有连续性？导航设计得好不好？是否提供了引导观众浏览整个网站或相关外部资源的链接？为同一个信息建立多个路径，让访问者能够轻松地找到。不断更新网站，编辑和校对时要舍得下狠手。避免自作聪明的复制粘贴、过多的图案或刻意的幽默。

“博客所面对的是任何营销部门都不敢涉足的领域：博主需要直接面对客户、潜在顾客、支持者、批评者和抱怨者。”

社交媒体的爆炸式增长永久地改变了人们的信息收集方式。无论是推广业务，或是只想表达自我，你都要知道在社交媒体上什么是有用的、什么是没用的。首先，你说的东西要跟主题有关。专注于你所了解的话题，轻松自如地进行解释。找到自己独特的声音。保持对话式的语气，但要遵守语法和标点规则。用诱人的标题吸引观众，然后通过提问和鼓励评论来提升他们的参与感。

“可供你传达信息的空间越少，你就越需要有清晰的好想法。”

建立企业博客时，你可以通过“实时消息”发布业务更新的相关信息，最大化保持网络存在感。这会让你的粉丝感觉自己收到了“内部消息”。敦促所有员工写帖子，即便他们可能会利用这个渠道来批评你的企业。博客也是联系客户的好方法。请求他们的反馈，向他们询问应当如何改进产品或服务。不要让他们的评论或投诉得不到回应。

关于作者

娜塔莉·卡纳维尔（Natalie Canavor）和克莱尔·梅罗维茨（Claire Meirowitz）是C&M商务写作服务公司的共同拥有者。卡纳维尔曾为《纽约时报》（The New York Times）和《新闻日报》（Newsday）撰稿。梅罗维茨则是一位从业多年的编辑和获奖作家。