档案整理的两个抓手——高度统一和细致分工

档案整理是个繁重且漫长的工作，虽然工作做起来如火如荼，但是也存在着很多问题。一是各个地方标准不够统一；二是有很多地方出现“返工”的情况；三是工作推进缓慢。问题看似简单，其实解决起来需要花大力气，高度的统一和细致的分工是解决繁冗工作的重要保障。

一要先抓试点、统一标准。档案整理归档是个巨大的工程，也是多年工作成果的见证。整理归档也不是一蹴而就的工作，对于这种长期繁重的工作，需要先进行试点工作，把能够遇到的问题和出现的错误都走一遍，再根据试点区域的工作情况，统一出一套标准之后再进行推广，以免“朝令夕改”。

二要统一培训、现场整档。统一标准之后就是把标准贯彻执行下去。统一培训确保标准贯彻一致，现场整档的目的则是把标准保留下来，等到自己整理档案或者教授别人的时候，从现场整理好的档案就是标准。把标准留在身边，随时查看，能够避免在工作时一人一套标准和“返工”的情况。

三要统一调度、统一思想。统一调度的前提是统一思想，只有一群人有了统一的思想，才能推动事情前进。《乌合之众》这本书中说过群体在一起是有情绪化的，而且群体的智商是低于每个人的平均智商，是由智商最低的决定的。所以，一个群体在一起，如果有人有相反的思想，极其容易影响情绪化的群体，使得事情无法推进甚至是倒退。所以在调度人员时要剔除个别影响群体团结的人，引进思想积极的人，确保思想统一。

四要按需分配、专人专职。每个人主管的业务不一样，擅长的工作也不一样。要把每个工作人员落实到更为细致的岗位上。比如有的人对业务最为熟悉，那就让他干最为核心的业务，梳理档案；有的人相比之下电脑比较熟悉，那就让他打印目录；有的人对业务和电脑没有特别熟悉，那就让他编写页码、档案名称或者装订档案。最为熟悉业务的人肯定是也能梳理档案，也能打印目录，编写页码更不在话下，但是，不能因为他什么都能干就让他什么都干，专人专职的目的是为了提高工作效率，只干一件事是让他对于专职业务越来越精通、越来越熟练。如果什么都干，那么什么都不快。