要想管好你的供应链，必读——如何高效地做好服装跟单工作？

冷芸时尚圈讨论是就行业问题的讨论及总结。这些分享属于集体智慧的结晶。（它们并不代表冷芸个人观点）希望通过此种方式能让更多行业人士受益！

引言

课题：如何在服装跟单工作中做到面面俱到，张弛有度

参与：冷芸时尚圈2群群友

时间：2020年10月3日

讨论提纲

一、跟单工作中的痛点

二、跟单工作是解决什么问题

1.记录过去

2.快速知道当下应该做的重要事情

3.预知和预判

三、只要服装还离不开面料，就离不开的必然组成要素

1.你知道服装的订单中含有哪几项要素吗？

2.面料

3.辅料

4.样衣

5.测试

6.合同

四、总结一个工具：PRODUCTION STATUS REPORT

五、跟单过程中，除了掌握正确的工作方法，还有哪些“修炼”

1.时间规划

2.像“坦克”一样前进

3.不要“逛花园”

4.“LOCK THE PEOPLE”

六、总结

庄主简介

前言

无论是最近热议的数字化3D技术，还是阿里开启的“犀牛”工厂亦或是各种先进的服装自动化设备，它们都离不开一个“灵魂”：最传统的业务跟单工作。

以下这套工作方法是我作为一个“资深跟单”10多年以来的工作心得，绝对干货。能够帮助到你从容面对“过去”、“现在”和“将来”。

跟单工作包括的内容繁琐，不仅是需要开样衣制作单以及催工厂赶快出样衣、面料、辅料。还包括检查工厂提交的样衣、面料、辅料；向客户或者公司设计部确认服装的制作细节；和各方谈价格以及沟通货期；甚至还要和QC部门协同安排查货。

在平时跟单工作中，经常会遇到一些让人“头疼”甚至足够“懊悔”的事情，这些事情涉及方方面面，可以说是令人一言难尽！

同时跟单工作的失误很可能还会让公司或品牌蒙受巨大的经济损失。如果你是一个初入跟单职位的新人，你也许需要正确面对这些问题带来的焦躁情绪。这种情绪是正常的，也不用害怕，你所经历的磨难有一天会反过来支撑你成功。我也希望通过这篇讨论总结的文章，将跟单工作梳理清楚，帮助大家知道一种忙中不乱、井然有序、面面俱到的工作状态。

我认为，跟单工作有三个目标：

• 记录过去（过去）;
• 快速知道当下应该做的重要事情（现在）；
• 预知和预判（将来）。

跟单工作有两个重要的维度，其中第一个维度是解决所有问题。而我所提到的三个目标是从“解决所有问题”这个维度来看最全面的目标。

首先，为什么要记录过去？

用一个也许不恰当、但一定是最好理解的词来解释就是“为了今后有可能打官司用”！

这些记录包括邮件、微信、QQ记录。因为大家知道，一张订单的操作过程其实就是在履行既定的合同。合同中规定了质量要求、交货时间和交货数量，也就是我们常说的“质”“量”“期”。但是在实际操作过程中，由于我们服装的产业链非常长，产业链上的人非常多，而从备货到交货这一过程的中间周期又很长，所以往往很难保证所有细节能“按时按点”。如果最后不能保证“质”“量”“期”，我们则必须要对过程中的责任方进行追溯以确保公平，那么“记录过去”就非常非常重要了。

再来看跟单工作的第二个目标：

快速知道当下应该做的重要事情。这里讲的不是“过去”了，而是“现在”。

有三个重点：“快速知道”、“当下该做的”和“最重要的事情”。

对于“快速知道”，我们来打个比方：“你电脑启动需要用2分钟，而我的电脑启动只要15秒”，当然后者切换和执行任务的速度就会非常快。在我们跟单工作中，一会要开板单，一会要询问工厂进度，一会又要和设计师或者客户沟通细节，是不是就需要一个非常快速的切换能力？

我们再来看看“当下该做的”是什么意思？当下该做的意思非常明确，不是要我们考虑过去，也不是要预判将来，而仅仅是“现在要做什么”，对，就是下一秒要做什么。到这里，你如果已经能“快速知道”+“现在要做什么”是不是就已经“效率快速起飞了”？这还不够！我们再加上一个——只做“最重要的事情”。

目标就是现在，要让自己“快速知道”“当下该做的”“最重要的事情”。要做到这一点，绝不是靠你聪明的脑袋，而是靠“烂笔头”，就是工具。我在后文会提到针对这点好用的工具，关键它还是免费的，人人都可以做到。

但别急，跟单工作还有一个目标：“预知和预判”。这个目标能帮助你保驾护航，帮你做判断、做决策。“预知和预判”，简单讲，就是万事有计划。问你个问题：打个比方，如果客户要求订单的操作程序是：“产前样必须要使用正确的面料”，那么当下，你是会先把头缸赶紧给客人批核？还是开产前办办单？

当然你一定是选择赶紧给客人批头缸吧，然后再开产前办单。因为程序上，开办单是在批核头缸之后，所以，你不必先急着做这件事，只做重中之重。

到目前，我已经为你阐述了跟单工作的三个目标：

1.记录过去（过去）；

2.快速知道当下应该做的重要事情（现在）；

3.预知和预判（将来）。

但是，光有“目标”这一个维度还不够。我们还需要一个维度，才能完整构建起我们这套工具。

所以，我们一起来思考下一个维度。在每一张服装订单背后的的组成要素有哪些？

从跟单的角度来看，一张服装订单，它绝对不会脱离以下五个要素：

1.面料

2.辅料

3.样衣

4.测试

5.合同

我们说做一张订单，就是要把面料、辅料、样衣、测试及合同这五项要素在某一个时间点上准备好。将这五大要素有机结合起来，给生产留出足够的时间。解决所有问题和了解其中要素，就是对于跟单工作思考的两个维度。在初步了解这一工作后，我们如何能够更好的做好跟单？我在上文曾提到，我们并非没有“捷径”。在跟单工作中，我们可以运用一些工具，这一工具免费但好用。它能将帮助你将以上的三个目标，五项要素，在过去、现在和将来进行完美地结合。

这个工具叫做生产进度表(Production Status Report)(PSR)，有的公司可能叫WIP。让我们先来看看这张表格是什么样子的，以及它如何涵盖了五大要素和过去、现在、将来？

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（图片来源：庄主自制）

首先，是订单的总体信息。从这张图表中，我们可以来看五大要素都在哪里。

（图片来源：庄主自制）

我们可以看到，在订单的左半部分，记录所有这张订单的重要信息。

1.面料部分

（图片来源：庄主自制）

上图体现的就是面料部分。我们先来看看五项要素在这个表里面的位置。虽然很多人了解这一工具，但往往是在工作中很难落实填写。而绝大多数人无法坚持填写的原因是他们只把这个表看做一个报告，而忽略了它最核心的价值：“现在”和“将来”。填写一份报告是非常枯燥的，但是如果能帮到她们快速响应并预判未来，以作清晰的决策就会发现这份PSR的神奇之处。

2.样衣部分

（图片来源：庄主自制）

3.辅料和测试

（图片来源：庄主自制）

4.合同

（图片来源：庄主自制）

前面讲到的合同要素在这张表格的最左边，就是第一张图当中的客订单期。因此在一开始我曾提到，在这张表格的左半部分是最重要的一部分。

五大要素已经了解，过去，现在和将来怎么表示？我会在图表中用颜色来进行区分：

(1)黑色代表过去已经发生的事情；

(2)红色表示接下来马上要做的事情；

(3)蓝色表示并不是马上要做的事情。

这张图，一看就马上能明白：客人来的样衣评语是5月20日，所以是黑色，作为重要节点的记录。

那么第二列：出版日期是红色的，就是还没有发生。但是这也是接下来的重要节点，也就是我们现在的目标就是要把第一次试身样追出来，所以是红色的，提醒我马上要去做。而其他所有的蓝色，你“现在”都不要去管它，因为只有红色完成后，才会处理下面的步骤。

如果5月25日，第一次试身样如期完成，那么这一项就会变成黑色。接下来就是要追客人对于第一次试身样的评语了，所以第三列“客批办期”就会变成红色。虽然要通过调整颜色来进行标记有些麻烦，但在实际工作中确实从视觉上让我一目了然。并且这种习惯需要养成，当你熟悉以后，你就会很适应。并且在你调整时间的时候，也会对将来产生相对准确的预判作用。

方案的依据是什么？就是合理地把将来“计算出来”。如果你做出来发现不能保证货期，那么就需要“方案”了。

大家注意到表格里面有个五角星，这个五角星是什么意思？这就是我们刚才讲的目标：做一张订单就是要把五项要素在某一个时间点上准备好，并且进行有机结合，给生产留出足够的时间。开裁日期，就是面料和样板到位的日期，还有评语到位。五角星标注的地方，就是开裁日期，也是生产资料准备阶段和大货生产阶段的一个重要节点。

开始开裁，也就是在这个五角星标示之处前，是我们跟单工作最“用力”的地方，目的就是给生产留出最合适的时间。过程中很多因素会发生变化，大家用这个表就是经常根据实际情况调整，通过实际进度和五角星标示代表的时间点来判断是否能够给生产留出合理的时间。生产上有合理的时间，才能保证质量。因为大家知道，梭织和大圆机针织面料的生产流程近似：都是面料经过裁剪和缝制做成成衣。但是与横机针织的生产流程有很大的不同：横机是直接用纱线喂入横机做出衣片经过套口后得到成衣。

这个表格是完全可以调整的，但是万变不离其宗：

1. 包含所有的要素；

2.记录过去，明确现在，预见将来。

使用这张表，不需要实时在电脑里修改，我是周一更新一下，然后打印出来，可以在上面涂画，只要自己看得清就可以，每周更新一次。很多公司都有类似表格，但是请相信，这不仅仅是一张表格，它是一份作战图。大家可以仔细研究一下这张表，切莫仅仅把它看做一张报告，仔细考虑我前面讲的两个维度，你会发现它的神奇之处。

1.时间规划

这里指的时间规划，不是上面PSR中时间的概念，而是你如何计划你一天工作的时间分配，以帮助你可以一直在一个比较宏观的高度指导自己的工作进度。

其实这也完全就是一个单独的课题。我的建议如下，方法很简单：就是每天早上在正式开始工作之前，花10分钟做一个TO DO LIST。因为这个10分钟一般大家都没有正式开工，没什么事情会影响到你，你可以有比较清晰的思考，这个时候往往都是比较全面的思考，没有什么具体压力。在这个时间里列出自己的待做事项，并且标注要单项任务需要花费的时间。

不要奢望你的计划不被打乱，当有其它事项非计划性的突然插入进来的时候，请将它放进你的计划中，看看是否会对于你原来的计划造成很大的冲击。

如果是（对原计划有冲击，而且无法调整原计划），请及时告诉对方，任务可能有延迟。如果可以消化，那么为它安排一个处理的时间。就这么简单的两个重点，刚开始做可能会很别扭，坚持下去就会很有帮助。

刚开始这么做，最好不要给自己安排得太满，而是适当留些空隙。我通常会预留1/3的时间。大事情，小事情，只要是单个项目，都可以列上去。并且结合你PSR当中的“现在”（就是红色的项目）。如此一来，你会发现，你只要一眼看到红色的项目，去做就行了，是不是感觉到了“15秒开机”，不用每次都用脑子回忆“这张订单发生到什么状态了，下一步该做什么？”的效率？

我最多的一次，同时跟进15个客户，平均每个客户10张订单，你想想我一天必须要多高的效率？这套工作方法，也是在这种高效工作中实践得出的。这是第1点，时间规划的内容和工作方法。这就是我们说的“时间管理能力”。

2.像“坦克”一样前进

所谓像“坦克”一样前进，就是说面对任务，不要跳过，而是“强势处理”，立即处理。很多时候，不同的任务给我们的感受是不同的，有的比较简单，我们乐于去做；但是有的比较困难一些，我们自然会有想跳过或者先回避的。当有这样的想法出现的时候，提醒自己，要像“坦克”一样前进，所向披靡。搞定这个任务。如果所有人都“想想等等”，往往会把小事情拖成大麻烦。所以我们要像“坦克”一样，咬咬牙，搞定它。

3.不要“逛花园”

所谓“逛花园”简单地讲：就是关心了本不该由自己来关心的事情，做了本不该由自己来做的事情。这些事情往往这些事情是其他人带给你的，而实际上与你无关，并且会大大降低你的工作效率。我们很多时候会有意无意地被“卷入其中”。好似本来好好地走在路上，突然被别人带去旁边的公园“莫名其妙”地转了一圈。

4.“LOCK THE PEOPLE”

这是我关于这一话题的最后一个心得，也是非常非常重要的。先来举个例子：刚才客人电话当中和你提到了某件事情，比如客人的样衣评语给你晚了，他通过电话告诉你他很抱歉，但是这周五之前一定会给到你样衣的评语。缺乏经验的跟单会将这个对话认为地很平常，大家客客气气说个“知道了”，一般不会做其它的跟进动作。

而有经验的跟单会明白，这种对话可能包含两层意思：

1.确实是客人的原因给晚了几天样衣评语；

2.客人想通过电话的方式把这件事情造成的影响“最小化处理”。

试想一下，将来货期如果真的发生问题，哪怕1-2天的延误需要供应商来承担折扣。那么这次的对话是否很有必要被记录下来？

因此老练的跟单会怎么处理？我会选择发一封邮件，内容如下：

“XXX您好，我们这次的样衣在X月X日到达了您公司，但是根据刚才电话沟通得知因为XX原因您需要延迟到本周五批核给我们以进行下一步工作，万分感谢您的配合！”

你有没有感觉到，这么一来，你把对方“锁住了”！LOCK 住了这个节点！如果将来真有什么问题导致1-2天的延误，是否你也有话可说、有据可查？

我遇到过很多订单延误导致赔款的事情。事后问跟单，很多人只能抱怨“明明客人也有耽搁”，感觉好像“哑巴吃黄连”。为了避免这种状况，我们要学会这招“LOCK THE PEOPLE”。

庄主总结

一、实体零售批发问题

在平时跟单工作中，常常会遇到令你头痛甚至蒙受“巨大的经济损失”的问题。大家需要正确面对这些“焦躁的情绪”，并且通过有效的工作方法来进行调整。

二、跟单工作是解决什么问题

中国70%以上的旧衣回收只能被扔进垃圾桶，废旧服装和纺织品的综合利用率不到0.1%。

1. 过去——记录过去

2. 现在——快速知道当下应该做的重要事情

3. 将来——预知和预判

三、只要服装还离不开面料，就离不开的必然组成要素

1.面料

2.辅料

3.样衣

4.测试

5.合同

四、一个工具：PRODUCTION STATUS REPORT

将工具真正的运用于工作中，养成良好的工作计划，并且能够根据实际情况灵活调整，才能实现高效率工作。

五、跟单过程中，除了掌握正确的工作方法，还有哪些“修炼”

在跟单工作中，除了工作方法，还有一些重点是在于心态和工作方法上的“更进一步”：

“时间规划”帮助你有效管理时间；

“像坦克一样前进”帮助你明确工作中遇到困难时的心态；

“不要逛花园”帮助你用最短的路径处理事情，并且有一定高度地全面看待事情；

“LOCK THE PEOPLE”帮助你锁定跟单过程中重要的时间和责任节点。

文字整理 : 张怀楷

审核 : Cherika Chen

版式设计：Alex Li

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感谢你的阅读，期待讨论！