如何提高工作效率？从消除“个人效率悖论”开始

在过去的10到15年中，从智能手机到机器学习，出现了许多技术进步。

技术的进步，意味着生产力的提升。

并非只有公司和企业试图适应我们快速变化的数字经济时代，个人也正在经历自己的效率悖论。

什么叫做个人效率悖论？

原则上，智能手机和各种应用程序，以及其他技术的出现，理应为我们节省时间，并使我们的生活更轻松。

但是，众所周知，事实并非如此。我们的生活没有变得更轻松，反而是无论我们多么努力，我们都处在超负荷的状态，我们不知所措，因为每天要做的事情实在太多，以至于没有那么多时间来完成。

是什么造成了这种个人效率悖论？

MIT高级讲师Robert Pozen在哈佛商业评论里引用了一项2016年的调查，调查显示58％的工人说他们有时对工作不知所措，只有28％的人很少感到这样，只有9％说工作永远不会淹没他们。

Pozen写了一些列文章，目的就是用来帮助专业人士评估自己的个人工作效率。评估包括21个问题，分为七个类别：制定日常工作，计划日程，处理消息，完成工作的情况，召开有效的会议，磨练沟通技巧以及将任务委派给他人。

该结果是根据全球近20,000名受访者的反馈得出的，并于3月发布。结果得出以下几个结论：

1、与工作时长相比，分清楚工作主次对个人工作量来说更为重要。

工作效率得分最高的专业人员通常表现出以下一些关键行为：“他们根据自己的首要任务计划工作，然后以明确的目标行事。他们开发了用于管理大量信息和任务的有效技术。他们了解同事的需求-举行简短会议，响应迅速的沟通和明确的指示。”

2、年龄和资历与个人工作效率高度相关。

受访者分为五个年龄段，从30岁以下到60岁以上。

“在较高年龄段的受访者中，这些较高的工作效率得分的驱动力是由于他们在四个方面的习惯：开发低价值活动的例程，管理消息流，运行有效的会议以及将任务委派给其他人。”

也就是说，经验能够给你带来效率，因为你懂得优化自己的时间。

3、数据还捕获了五个级别的资历，从最初级到最高级。

随着年龄的增长，资历越高，工作效率得分越高，这表明良好的工作效率习惯可以帮助专业人员获得更高的职位，并且随着人们在组织中的崛起，他们必须学习如何提高工作效率。

“更多的高级受访者通过更好地安排日程，完成许多工作以及更强的沟通技巧而获得了很高的效率。”

可见，经验和效率是相辅相成的。

4、尽管男性和女性受访者的整体工作效率得分几乎相同，但特定类别之间存在性别差异。

女性受访者群体在举办有效会议方面得分较高。在应对大量消息，在计划外活动中保留空闲时间，以及迅速完成任务和产品时，男性往往得分更高。

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本文最后提出了一些建议，以应对大多数专业人员面临的工作效率挑战：

a.根据你的工作主次计划工作，然后以明确的目标行事。

这些措施包括修改前一天晚上的日程安排以强调优先事项，并在任何会议之前向所有参与者发送详细的议程，等等。

b.学习有效管理信息、任务的技巧。

其中包括将日常流程变成你不必考虑的例程，在你的日程安排中留出时间来处理计划外的事件---也就是冗余，并学会委派任务，也就是分权，将任务委派给其他的同事。

c.学会高效开会，提高沟通效率。

这些措施，比如，将大多数会议的时间限制为不超过90分钟，以清晰定义的后续步骤和职责结束每次会议，并为团队的工作建立明确的目标和指标。

本文言简意赅，希望对你有帮助。