帮助远程办公感觉像在会议室里的16种方法

帮助远程办公感觉像在会议室里的16种方法

我们都去过那里。令人沮丧的会议：会议室和电话都杂乱无章，没有议程，与会者太多。完成后，您会觉得自己已经浪费了一个小时的时间。

对于远程员工而言，情况甚至更糟。因为他们不在会议桌旁，所以他们会错过非语言提示和旁白，而亲自参加会议的人通常会忘记谁在扬声器的另一端。难怪人们在400电话会议中会执行多项任务。

问题是您需要远程工作者做出贡献。您需要他们的信息，知识和反馈。想想另一个州的销售经理，他可以分享客户的意见。或是专营权拥有者，发现新的销售点系统存在问题。

为了让您的远程同事感到彼此联系和重视，可以通过以下16种方法帮助他们像其他人一样感觉自己在会议室。

1.使其移动优先。

改变这种动态的第一步是为远程员工提供正确的工具。他们需要能够从任何设备（移动设备，平板电脑，台式机和任何操作系统）参加会议的能力。一个云托管的电话系统，像智能400电话连接，使他们在房间里与一个单一的点击，并可以很容易地协作与同事。

2.确保连接牢固。

没有什么比糟糕的人际关系更为糟糕的了，因为它使人们很难听到别人的声音或为对话做出贡献。一个云手机 -语音IP电话（VoIP）业务基础平台的电话-使您远方的同事与点击连接到任何400电话会议，从任何设备，通过互联网。

3.制定明确的议程。

已经被说过很多遍了，但是值得再说一遍。在会议召开前几天分发议程至关重要。选择具有内置议程功能的统一通信解决方案，使您能够随邀请发送会议计划。这样，远程员工就不会处于不利地位。每个人都在同一页面上。

4.选择合适的时间。

对于一个时区的参与者来说，一个方便的时间可能是孩子在另一个时区的就寝时间。这是远程员工的普遍抱怨。会议室中的每个人都认为下午3点是下一次会议的绝佳时机，但是偏远的同事处于尴尬的位置，提醒他们这对他们来说不是一个好时机。会议负责人的工作是意识到这一点并主动找到对每个人都有效的时间。在某些组织中，会议轮流举行，以便每个人“分担痛苦”。

5.分享参与的期望。

通过议程，让与会人员知道您希望每个人都准备为对话做出充分的贡献，无论他们身在何处。要求所有人仔细阅读议程，并提出任何问题或反馈与会议负责人联系。

6.邀请合适的人。

不足为奇的是，与太多参与者进行的400电话会议参与度较低。斯坦福大学教授罗伯特·萨顿（Robert Sutton）发现，一支生产团队的神奇数字是5到6人，最多不超过10个人。但是成功的关键在于数量。增加400电话会议的参与度和参与度的肯定方法是让合适的人员参与。

7.建立会议基本规则。

当您远程拨打电话时，通常感觉您必须为听到声音而奋斗。设置电话通话中人们如何沟通的基本规则。例如，一个人一次讲话没有打扰。或询问您的团队他们对基本规则的看法。举例来说，一个遥远的同事可能建议，因为她不在房间里，所以每个人都说出自己的名字。这还可以提醒会议室中的人员远程同事正在通话。

8.从介绍开始。

如此简单，却如此重要。要求每个人说“你好”，说出他们的名字和作用，并解释为什么他们要参加。闲聊可以使每个人都感到包容，尤其是远程同事。如果呼叫是视频通话，请确保每个人都在视频（而不是音频）上。如果某人无法观看视频，请他们发布自己的照片。

9.邀请参与。

由于很容易忘记谁打来的电话，因此主持人的职责是确保每个人都做出贡献。跟踪谁在说话-谁没有说话。向那些没有贡献的人直接问“阿什利，您对这个想法有何看法？” 使用像智能400电话这样的云业务通信服务，使参与者能够通过云协作工具（例如聊天，IM或民意测验）进行输入。

10.管理演讲时间。

会议负责人最艰巨的任务之一就是控制谁讲话以及持续多长时间。对于偏远的同事来说，这尤其困难，他们经常发现他们无法说出正确的话。会议负责人必须意识到这种动态并加以抵消。例如，如果一个参与者在闲逛，则主持人可以在继续进行讨论或征求另一位参与者的意见之前，轻轻地打断，确认并反省他们的贡献。

11.讲清楚。

与某人面对面交谈时，您会获得更多信息。语音清晰度并不是那么重要，因为听众也正在接受非语言提示。那些不在房间里的人缺少这种动力。因此，重要的是，主持人必须清晰，缓慢地讲话，并有更多的停顿时间，以确保每个人都在关注。

12.使其可视化。

使用协作会议软件，允许通话中的任何人共享他们的屏幕。使用视觉效果使每个人都参与其中。要求不同的参与者共享文档。

13.分手。

在计划会议时，请注意保持互动性。例如，在三张幻灯片后停下来提问。将议程上的不同项目分配给每个参与者。这样，远程工作者感觉像是会议的重要贡献者。

14.轮换角色。

有效的会议需要的不仅仅是领导者。其他角色还包括公告员和计时员，以使议程保持正轨，而领导者则专注于内容和演示。一个好的做法是轮换这些角色。坐在乘客座位上与作为驾驶员有很大不同。当会议参与者分担责任时，他们会感到更多的主人翁感和参与度。对于经常感到外围的远程工作人员而言，这尤其重要。

15.创建一个共享的工作区。

远程员工需要访问与团队中其他所有人相同的信息。在过去，这意味着要进入大型机。有了云，它变得非常容易。选择一个可提供虚拟共享工作空间的云商务电话系统，其中包含与团队工作有关的所有文档和通讯。只需单击一下，远程工作者就可以在一处看到团队的所有工作。

16.记录通话。

有时，同事必须提前退出通话，否则会出现妨碍他们参加的情况。使用云托管的通信 和协作解决方案记录呼叫并将其存储在共享工作区中。同样，将会议记录放在工作区中。

400电话会议一直充满挑战，但是由于有更多的团队成员进行远程工作，因此对于企业来说，确保他们的贡献和包容感至关重要。选择一种云业务通信解决方案，为您提供创建包容性协作工作区的工具。