管理者频繁切换工作情境，怎样减轻对工作状态的影响？

成为团队的管理者后，工作内容变得繁乱零碎，并且会经常打断当前的工作状态，不再拥有独立的大段工作时间。

比如管理者经常会在多个会议室之间穿梭，完成各项工作沟通协调，频繁切换工作状态和主题。或者是在做团队的近期工作计划，需要比较长的对立工作时间，但工作期间也会被各种即时消息和其他来访沟通打断。

这种情况无法避免的，作为团队对内核对外主要甚至是为唯一消息发布和接收人，管理者必须随时面对各种外部的打断，比如上级临时分派的紧急事务，其他部门团队提出的协助请求，和团队内成员问题处理等。

工作状态被打断后过一段时间继续起被打断之前的思路，或者频繁的切换工作状态，需要将工作状态切换到新的工作任务上，切断上一项工作遗留的影响，都需要消耗更多的时间，极大地影响工作效率，这是需要解决的最主要的问题。

特别是从技术工作岗位转为管理岗位的管理者，刚开始会很不适应。面对这种情况不能只是以抱怨的心态，应该调整心态，积极应对。

如何让自己的工作效率不要受到太大的影响？我在平时的工作中摸索出的几个办法，可以让大家参考。

1.工作计划分阶段方法

需要花费较长时间去执行的工作任务，可以预见会被打断。可以实现把这项工作划分成几个阶段，每个阶段设置一个阶段性目标成果。

在工作执行过程中，出现了需要被打断的情况，在转入其他工作任务前（在时间时间允许前提下），把工作进度执行到最近的计划阶段点。

因为这是事先计划过的，已经做好被打断的准备，这样在中断之后再继续之前，就可以很快地接续起思路来，减轻被打断影响。

2.中断要点记录方法降低影响

如果被打断的工作没有预先做阶段划分，或者被打断要处理的工作任务非常紧急，没有足够的时间去阶段性完成当前工作，这种时候可以很快记录下当前工作进展关键节点，工作执行情况要点，以及后续工作执行关键事项清单。

记录在哪里不重要。例如手边笔记本，电脑的记事本备忘录，即时贴都可以。

这种方法要注意的是，当中断当前的工作，要尽快转入新工作执行情境，清零之前工作影响，否则就会出现精神不够集中，处理效率不高，最终导致两项工作执行效果都不理想。

3.团队成员协作

这种方法适用工作情境是需要在多个工作任务之间快速切换。

比如一天当中计划安排了几个短会，还有其他临时工作事项沟通等，不能立刻去整理分析商定结果。可以选择团队内工作和业务能力比较强的成员一起参加。

在会议或者沟通结束后，首先简要记录关键讨论结果，然后让成员协助去完善细节。最后根据整理结果，在时间允许的情况下专门整理和汇总。

先简要记录要点是为了防止事后会遗漏关键信息，防止成员细节完善中出现偏差。成员记录完善细节信息，最后汇总分析时有有更多的细节去支撑结果。

以上的方法，都是在需要切换工作情景时，保存关键信息，从而能够在重新回到上一个工作情景时能够快速进入工作状态。

作为管理者，应该能够快速的切换工作情景，进入新的工作状态。

如果想要从根本上摆脱在这种工作情境下效率低的困境，最重要的是锻炼工作中快速切换工作情景能力，找到适合自己的工作方式。

PS：最后还有一种不是办法的办法，把不想被打断的工作加班处理。这个时候大部分人已经下班，被打断的概率非常低，安静的工作环境也能提高工作效率。