务必重视工程项目合同书面资料与手续

根据我国合同法等相关规定，签订合同可以有口头、书面等形式；但书面形式优于口头，因为口说无凭，立字为据。建设工程合同的法定形式是书面，即要式合同，无论是签约还是履约过程的有关程序与实体上的书面资料都是十分重要的，关乎项目变更索赔、诉讼仲裁等能否成功，必须高度重视。

第一，务必依法合规以书面形式签订与建设工程有关的合同。无论是总包合同，还是相关的分包、采购、运输、仓储等合同，都应当以书面形式签订，不得口头约定，否则影响合同效力。当然还需执行招投标相关规定。

第二，务必依法合规以书面形式变更合同。合同签订后，会由于种种原因发生变更，则应当依书面形式签订变更补充协议；当然需要依法合规变更，需要履行评审、申报程序，不得随意为之、拍脑袋、口头定，更不得以书面等任何形式变更合同使对方违规违法受益。

第三，务必以书面形式操作履约过程中的其他程序手续并保留相关书面资料。除了合同变更，还有合同重要条款不清晰处的解释说明、合同阶段义务的完成、各类签证、款项申请支付、工程结算、竣工验收、缺陷责任维修、债权债务转让等等，都必须依书面形式进行；否则，极易引发纠纷。譬如某项目质保期内出现质量问题，发包方电话通知施工方维修，施工方未来维修，发包方于是另安排队伍维修并扣除施工方相应的质保金；施工方起诉发包方索要质保金，发包方就难以举证已履行了通知义务。另有一案，某项目与航道局签订水上服务合同，服务期限约定不明；水上施工结束后，项目部电话通知航道局结束服务而未有书面手续，结果产生纠纷，项目部难以举证履行了通知义务。

第四，务必依法合规妥善保存履约过程中的书面资料。从一定意义上讲，合同履行过程中的所有书面资料包括视频影像资料等，都是合同相关资料，如会议纪要、处罚决定、灾害情况等；决不能只把总（分）包合同当作合同；要按合法、客观、关联三原则搜集保存这些资料。而且这些资料要签认到位，否则不产生法律效力。

第五，务必高度重视纠纷处理时的书证搜集分析与使用。打官司就是打证据。如果没有证据或证据不充分，那么无论仲裁还是诉讼就很难取胜。当发生纠纷时，履约过程中的书面资料等均有成为证据的可能，要细心审查分析使用，充分有效发挥其作用，以最大程度地维护自身合法权益。

第六，务必养成企业员工包括管理者都重视书面资料的习惯。这是法治时代的要求，是施工企业提升法治合规水平的体现。所说的书面形式也应当是合法合规的，决不能是打的“白条”等。一个书面资料管理混乱的项目注定有很大的经营风险。这里还有一个保密风险防控问题，企业书面资料往往涉及企业商业秘密等，要注意把握，不得擅自外泄。以上也可视为对企业员工职业道德的要求。

2019.8.19