我的数字化工作环境整理术

​ 不管你的心情如何，忙忙碌碌的今年转瞬即逝，新年飞奔而来，又到了静心片刻来总结今年，憧憬明年的时节。虽然生活仿佛依旧昨日，但世界已不同以往，过了大半辈子也没有想到猪会飞上天，不过也无所谓，大不了自己身上的肉瘦下来增肥到猪身上而已。2019年减肥的不仅仅是体重，大到国家的GDP，小到个人钱包，体积和数量都减了，乐观一点说减减更健康，这毕竟是世界的流行趋势，选择由不得你。如果说2019是一个被动“减肥”年，2020年会是一个主动“减肥”年。经过一番思想斗争，我决定从自己的工作环境开始“减肥”，至少让自己看起来更干练！

“工作环境整理”不就是我们公司常说的“5S”吗？

是也不是，以前是公司强迫你搞5S，现在是新时代了，你需要自己找到做这件事情的理由：钱挣得没有以前多了，人要变得勤快一点，低调一点；现在是一个以貌识人的年代，好的工作环境也是你向别人表达你自己能力的一种方式；简洁干练的工作环境可以体现出自己的专业水准，让自己心情感觉会更好一些；效率的提高才能增加自己单位时间的价值。这些理由足以激励自己开展整理行动。

到底如何进行工作环境整理呢？还是有必要让自己回顾一下5S的基本原理，因为我觉得5S是一个既简单又有效又好记的理论框架，并且很多伟大的企业都因为推行这个方法论而基业长青，成为世界级优秀工厂。十几年前我们的董事长也推荐过这方面的文章，公司现在发展得也是风生水起，正快步跨入世界五百强企业联盟的门槛。

“5S”是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写，也可以用英文Sort、Straighten、Shine、Standardize、Sustain代替。5S起源于日本，通过对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的现场管理，达到运营卓越的一种管理手段。

1S-整理

定义：区分种类（要与不要），要的留下，不要的撤离现场。一个概略的判定原则：未来3 0天内用不着的任何东西都可移出现场。

目的：将有效空间腾出来。

2S-整顿

定义：留下的物品找位置放好，理顺好、标识好、好找好拿好归位，既实现“三定”：定名、定量、定位。

目的：力争“零秒”存取物品。

3S-清扫

定义：用合适的工具清除垃圾和污物，并防止污染发生，创造干净环境。

目的：保持工作环境干净、明亮，心情愉悦。

4S-清洁

定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。

目的：通过制度化来维持整理成果。

5S-素养

定义：按规定行事，养成良好的工作习惯。

目的：提升"个人素养"，成为一个做事“认真”的人。

过去我们主要把5S基本理论框架应用到个人的物理实景工作环境，而随着智能技术的发展，我们正在面临一场从物理工作空间向数字化工作空间转换的革命，如何把环境整理理念应用到自己的数字化工作空间，走在时代效率的前沿，已是我们必备的素质。

先介绍一下数字化工作空间的概念：

数字化工作空间是一种集成技术框架，向用户提供一种管理应用程序、数据和桌面交付的高效解决方案。它允许员工从任何位置在任何设备上访问其应用程序和数据，达到统一、安全、智能的数字化工作空间操作标准，其主要包括如下内容：

1. 应用与桌面虚拟化

桌面虚拟化是指将计算机的终端系统（桌面）进行虚拟化，可以通过任何设备，在任何地点，任何时间通过网络访问属于我们个人的桌面系统。譬如说虚拟机、虚拟桌面等。

B. 文件共享和内容协作

共享硬盘文件或文件夹后，您可以与团队成员甚至公司以外的人员一起处理这些文件或文件夹。譬如说百度网盘、Dropbox，Onenote等等。

C. 统一终端管理

随着新型设备的数量激增，台式机、笔记本电脑、平板电脑、智能手机、可穿戴设备甚至物联网之间的界线越来越模糊，这些设备也涵盖了包括 iOS、Android™、Windows® 10 和 MacOS 在内的所有主流操作系统平台，统一终端管理（UEM-UnifiedEndpoint Management）解决方案便于配置、管理、保护和维护所有连接网络的设备。

D. 安全访问 SaaS 应用程序/安全浏览

软件即服务 (SaaS- Software-as-a-Service)让用户能够通过 Internet 连接和使用基于云的应用程序。常见示例有电子邮件、日历和办公工具（如 Microsoft Office 365）等，不需要安装软件，从网页直接访问。

E. 单点登录 (SSO)

单点登录 (SSO- Single Sign-On) 是一种身份验证功能，允许用户使用一组登录凭据访问多个应用程序。企业通常利用 SSO 来更加简单便捷地访问各种网络、内部和云应用，从而获得更好的用户体验。单点登录是联合身份管理 (FIM-Forefront Identity Manager) 的一部分，使用户能够用相同的身份数据访问各个企业的网络。譬如，用微信账号登录一些个人应用（微博、linkedin等），简化账户申请程序，既安全又方便。

F. 通过机器学习实现的引导式自动化工作流

未来的数字化工作空间必须使用机器学习和人工智能来指导和关注工作，以便员工可以减少用于上下文切换的时间，而增加用于其本职工作的时间。 Amazon已经使用智能化员工绩效考核系统，用数据跟踪仓库管理人员的效率，系统根据数据自动做出淘汰低效率员工的指令，我们已经跨入一个机器淘汰人的时代。

针对数字化工作环境，我们要采取如下整理方法：

1S-整理

1. 除一些必须保留的签字文件，无纸化办公，及时将纸质文档销毁。

2. 及时清理个人计算机操作桌面，软件程序图标分类管理。

3. 及时清除临时下载文档和数据。

4. 随时把已处理完的邮件移出收件箱，归档到分类目

5. 及时将不重要或不常用的文件归档到服务器或便携硬盘。

S-整顿

1. 按照自己的文件编号系统及时更改文件名。譬如文件名要包括文件内容、日期、版本和编制人。

2. 常用的文件夹要有数字编号，自动排列在目录前列。

3. 常用的文件夹在桌面设置连接快捷方式。

4. 及时将收到的有用名片输入电脑，并建立有效通讯录。

5. 重要的文件一定要安全加密备份。

6. 安装必要的快速搜索软件，能及时找到你要的电子文件。

7. 手机和电脑设置快速、安全的文件传输方式。

3S-清扫

1. 及时删除无用文件，卸载不必要的软件。

2. 安装必要的杀毒软件和防火墙，确保电脑安全。

3. 找到一种属于自己的密码存储方式，及时将更新的密码记录到其中。

4. 及时整理电脑硬盘，清理电脑垃圾，确保运行速度。

4S-清洁

1. 每年更新自己的工作清单，时刻提醒自己的工作目标。

2. 每天书写工作日志。

3. 经常修订自己的一些工作模板，提升工作效率。

4. 多读一些提升个人效率的书籍，主动与别人交流经验。

5S-素养

1. 每天下班前整理物理桌面和电脑桌面。

2. 养成一种整理的习惯，成为一个做事“认真”的人。

今天是2019年的最后一天，本推文也是2019年的最后一篇，来年一起看《美国工厂》，分享《一带一路》故事！

每天进步一点点，在不知不觉中让自己从优秀走向卓越！白天谋生、夜晚发展！