公司印章管理中这几个法律问题，你必须要了解

近几年因为企业印章管理的问题使企业组织陷入纠纷甚至蒙受损失的案例时有发生，企业印章管理对于企业来说至关重要，那么关于企业印章管理有哪些重点法律问题值得我们去关注呢？今天我们请到了赵律师为我们解答一下这些法律问题，赵律师您好！

问题一：公司印章具体分哪几种？他们分别又有什么用途呢？

您好！我们常见的公司印章主要分为五种：

（一） 公司正式印章：用于公司对外事务处理，工商、税务、银行等外部事务处理需要加盖。生活中我们又常简称为“公章”（狭义），不过根据《公安部治安局关于将“发票专用章”纳入公章类管理问题的批复》，凡冠以单位名称的专用印章均属广义范围内的公章。

（二）财务专用章：用于公司票据的出具，支票等在出具时需要加盖，通常称为银行大印鉴。

（三）合同专用章：顾名思义，通常在公司签订合同时需要加盖。

（四）法定代表人章：用于特定的用途，公司出具票据时也要加盖此印章，通常称为银行小印鉴。由于法定代表人为公司法人的当然代表，具有足够的外观效力，因此法定代表人的章也需要注重管理。

（五）发票专用章，在公司开具发票时需要加盖。

在上述五种印章中，公章、财务专用章、合同章需要在工商登记部门备案。

问题二：印章被盗、抢或丢失了怎么办？

如果企业印章被盗（抢），则因该印章被盗（抢）期间的使用而发生的纠纷，企业不承担责任，但企业应当及时进行报案。

因为公章在公安机关有备案，所以丢失后第一步应该由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所属派出所报案，领取报案证明。

接着要让公众知晓丢失的公章已经作废，所以公章丢失后的第二个步骤就是持报案证明原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明，声明公章作废。在哪个报纸刊登声明可询问当地市监局，各地规定不同。需要提醒大家注意的是，大部分报社都会要求公司全体股东到场签署同意登报声明才许可予以登报，这也为许多公司的公章遗失补办设置了一定障碍。

第三个步骤应该持以下文件到公安局治安科办理新刻印章备案：营业执照副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业出具的刻章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件各一份、股东证或者工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复印件。

第四个步骤，办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了，新刻的印章需要与之前丢失的印章有所不同。

最后一步就是持以上材料到印章店刻一个新的印章。

问题三：什么是电子印章？

答：自《电子签名法》实施后，电子印章（签名）具有了合法地位。所谓电子印章（签名）并不是实体印章的图像化，而是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。通俗点说，电子印章（签名）就是一个能够识别出具体盖章人（签名人）的电子数据密钥。

问题四：合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字，合同是否有效？

有效，除非合同中约定生效条件为加盖公章。

《民法典》第四百九十条 【合同成立时间】当事人采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。

法定代表人以公司名义作出民事法律行为时代表公司，并且足具外观效力，构成有权代表或是表见代表，但在部分情况下，合同相对人需要履行注意义务，审查法定代表人是否具有签署相关合同的权限，否则可能会被认定为非善意，导致合同不发生效力。

问题五：合同所盖印章并非合同专用章，而是采购专用章、项目部专用章等，合同是否有效？

一般可以作为合同有效的证据。但也需要防范合同相对方不认可采购专用章、项目部专用章的真实性，认为相关印章系伪造的，此时由主张伪造一方申请鉴定，程度证明伪造的举证责任，但此类印章很可能没有在工商登记部门备案，因此对于鉴定材料的选取至关重要，主张合同盖章有效一方若掌握其他加盖采购专用章、项目部专用章的生效并履行的合同作为鉴材将会较为有利。

合同上加盖的印章虽然并非合同专用章，不符合签订合同的一般原则和规定，但这是该公司自身公章管理方面存在的漏洞，如该公司不能提交相应的证据，证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖，即应认定公司承认合同的 另一方面，《民法典》第四百九十条规定：“法律、行政法规规定或者当事人约定合同应当采用书面形式订立，当事人未采用书面形式但是一方已经履行主要义务，对方接受时，该合同成立。”采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立，因此，如果已按合同履行主要义务而对方公司接受的，则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

问题五：公章外借他人使用，他人私下签订的担保合同是否有效？

一般情况下有效。公司作为独立的企业法人，公司印章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证，公司负责人或其他管理人员，经过公司授权后，只是印章暂时的持有者和保管者，其按照授权行使公司印章所产生的权利义务，应由公司承担责任。公司自愿将印章外借他人使用，他人应当在授权范围内使用公司印章，该印章在授权范围内使用所产生的权利义务关系应由该公司承担。

公章外借他人使用并签订的担保合同的，公司一般情况下需要承担担保责任，除非有相反证据证明合同相对人非善意。但若超出授权私自签订，需要注意的是根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民法典>有关担保制度的解释》，司法实践中逐步提高了合同相对人对公司对外担保决议程序审查的注意义务，若相对人对公司外借事项以及私下签订（未经授权决议）知情，则会被认定为非善意，而导致合同对公司不发生效力。

问题六：合同上加盖分公司的印章是否有效？

合同上加盖分公司的印章，一般也认定合同有效，分公司虽然没有独立法人地位，但分公司的民事责任由总公司承担。

问题七：公司章程可以约定印章的使用规则吗，违反章程使用印章签订的合同是否有效？

公司章程可以约定印章的使用规则，一般情况下章程仅对内有约束力，但章程若对外公示，例如上市公司章程的公示披露，则可能导致相对人未尽审查注意义务，而被认定为非善意，此时印章使用违反章程的，合同可能被认定无效。并且，违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任。

问题八：公司经营过程中在印章方面会遇到哪些风险？

公司在印章方面常见的风险主要有以下几种：

（一）他人使用假冒的印章。

（二）他人使用扫描打印出来的印章。

（三）对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章。

（四）使用有数码符号的印章。

（五）未经公司合法授权决议程序擅自使用印章。

由于上述风险高发，公司企业应该提高警惕，在交易时做好审查工作。例如，审查合同签署人相关的授权手续、公司决议文件以及公司的相关决议制度，可以通过要求对方提供公司的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性，仔细审查是否有油印等公章正常使用时所具有的印迹，拒绝对方不符合规范地使用印章等。

问题九：企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些？

（一）印章刻制的业务流程不清晰，没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间。

（二）印章刻制不在公安部门指定的单位进行，不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

（三）个别企业没有印章管理方面的规章制度，使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自己的视线或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

（四）个别企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，请示完成后，领导审批用印的签批单由经理办公室保存，时间长了很容易丢失，无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账，但对领导在材料上签字直接上报的文件没有登记用印事项和用印人，以后涉及此类文件的问题同样无法追溯，形成法律风险。

（五）个别企业印章保管制度不健全，未设专人保管，印章丢失或被盗后不及时报告，不及时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作废，从而留下了潜在的用印风险。

（六）个别企业为追求收益，允许不具备资质的企业挂靠经营、施工，个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章，一旦挂靠单位出现问题，企业就要承担相应责任。

（七）个别企业不重视管理项目部印章，意识不到项目部印章对企业的重要性，项目部印章管理不规范，没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序，没有设立项目部印章使用台账，形成了项目部印章管理的空白，给企业带来较大的法律风险。

（八）个别企业印章被仿冒后，未采取正确的应对措施，放任风险发生，给企业带来了不可挽回的损失。

（九）个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后，没有及时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。

谢谢赵律师今天的专业解答，我们也将在后续的内容中继续和赵律师一起探讨相关问题，那么企业到底如何避免印章管理中的隐患和风险呢？别急，掌印官帮您解决问题！

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传统印章管理的难点与痛点在于用印流程与用印文件的不易监控。从用印申请到批准、具体用印时间、用印数量，中间存在大量的空档，风险随时可能发生。

正确的印章使用应做到有申请、有时间、有批准、有台账、有备份。做到用印人可查、用印流程可溯源、用印文件可监控，每一步都有可追踪的记录。

在日新月异的互联网创新和产业变革深入社会发展的当下，掌印官将致力于推动企业智慧信息管理，为企业发展创新贡献重要力量。

未来，掌印官还将进行企业智慧物联的多样化探索，致力于用大数据、科技力量推动传统行业管理变革，共建智慧物联时代企业信息化安全管理生态格局。