掌印官建筑行业印章管理解决方案

对于大型建筑施工企业来讲，其生产周期和生产方式具有特殊性。建筑企业印章数量和种类一直处于高位，加上其使用途径多样化，印章管理的问题变得十分突出。

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印章数量大、种类多

除了总公司和各地分公司的印章，各个职能部门的印章数量也不容小觑。同时，由于工程项目的流动性较强，每个工程项目需要与多个相关方发生业务来往，因此需要各类专用印章。

另外，由于工程项目结束后的竣工结算、质量保修等问题项目印章会持续保留。而除了行政公章外，还需要在合同签约、财务管理、项目施工、工程结算等方面需要相应印章。这就导致建筑行业印章数量往往非常庞大。

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印章使用频率高、周期长

建筑产品的生命周期长，各个部门行政章、专用章以及项目部公章使用频率都非常高。一些大规模、标志性的重点工程项目周期可达5、6年，在印章保管和使用次数上都有很高难度。

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异地用章协调难

大型建筑跨区经营中经常碰到异地招投标、异地签约、异地办理手续等情况，大多需要用到印章。一旦遇上几个地区同时开展投标活动，公章协调使用便成了一个难题。

而在实际使用中，建筑行业印章管理也存在诸多问题。

用印审核不严

虽然建筑企业都建立了严格的用印审批制度，但在实际中却有执行不到位的情况，易引发纠纷。

一是审批手续滞后，先用印后审批，以及审批不严，审批手续形同虚设。

二是越权用印，印章使用不够规范，业务章和公章混用。尤其是一些员工将项目章用于未经审批的合同或是文书，存在经济和法律风险隐患。

三是忽视用印流程，以领导或者管理人员的口头允诺代替实际申请流程。

用印监管松懈

在项目投标、资质报审、银行开户等业务开展过程中都需要用到印章，需要用印人有较强的风险防范意识。另外，一些用印人自行盖章，非本企业员工接触印章、用印人监管缺失等情况时有发生。

在需要异地用章时，印章经手层级多、人员杂，需要加盖资料复杂，往往无法有效监管。

印章回收、封存、销毁管理不到位

项目章在竣工时需要回收与封存、销毁，但许多建筑公司对于印章生命周期管理认知有限，既缺乏专人管理，也缺乏有效安排。

印章人工管理弊端多

大部分建筑企业在用印申请和审批中采取人工审核和管理，使用完成后未及时有效采取归档措施，对于盖章文件情况、印章使用状况不明确。

对于大型建筑施工企业来说，印章管理已经成为企业经营和发展的关键要素和资源。

针对建筑行业印章管理的特殊要求，掌印官印章安全管理系统以智能印章保险柜为核心载体、掌印官云平台为支撑，按照“印章全生命周期管理”为原则，为建筑企业建立全面、安全、高效的印章管理体系。

掌印官印章安全管理系统

一

智能、安全的印章管理

针对大型建筑施工企业组织架构复杂，下属分子公司、临时机构印章多等情况，掌印官智能印章柜自带一键盘点功能，随时随地动态掌握企业印章数量、种类。智能印章保险柜还采取多重防盗保护措施，全面防范企业印章风险。

二

管理印章使用全流程

针对建筑施工企业印章使用时的诸多风险点，掌印官云平台系统采取全方位的管控。一是在用途和范围上，每次用章必须经过逐级审批，审批通过方可用章，且印章自带定位系统，超出范围不可用章，严格规范公章和专用章的用途范围。

二是对盖章资料进行大数据分析，用印内容涉及风险时立即警告，实际盖章资料与申请盖章资料不符将无法盖章，限定印章用途，并防范监控不当引起的法律风险。

三是印章使用每个流程安全可控。用印人、审批人、关键节点控制人均有安全设置，人、文件、印章全程可视化、数字化管理。

三

印章管理长效机制

掌印官印章安全管理系统能够实现建筑集团、分公司所有印章在线远程管理，定期生成风险检查报告和督查机制，并对印章的使用情况开展在线检查，并建立印章安全管理的长效机制，扫除一切用印安全隐患。

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