数字化采购大潮来袭，如何突破企业采购瓶颈，实现降本增效？

2021年3月24日，中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》，意见要求加快推进智慧税务建设，深化税收大数据共享应用，不断完善税务执法制度和机制。3月26日，国家税务总局发布深入学习贯彻落实《关于进一步深化税收征管改革的意见》的通知，通知明确要求要把正在开展的金税四期建设作为落实《意见》的重要举措。

种种迹象表明，金税四期的上线已经排上日程，国家对税务的执法力度、管控维度也将会越来越严格，清晰。

企业的采购行为与企业财税管理息息相关，采购物资需要资金购买，购买后的物资需要入财务报表，采购与财税已经密不可分。采购的数字化管理、大数据统计以及采购行为的可控性必须满足相关要求。传统企业采购的风险不容忽视。

我们认为企业内部商城产品是可以有效的降低传统采购企业风险，今天就来聊聊如何实现采购行为中的高效管控，同时又给与用户一个完美的互联网式体验，从而使企业内部商城可以快速推广。

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企业采购过程中，会面临什么样的财务风险及管控风险

在探讨传统企业采购面临的风险前，需要对采购的行为进行分类。

按照物资采购类型分，一般划分为战略物资、原材料、通用物资、复杂采购；按照物资如财务报表类型分为资产性物资及费用性物资；按照财务实务，可以分为报销类采购及对公支付类采购两类。今天我们从财务实务角度来对传统采购过程中的风险来阐述。

在报销类过程中，主要面临以下风险 ：

审税风险

深圳一家公司因员工垫资报销额度高频且金额巨大，税务局判定其存在以销代薪，对其进行相关查处。

当员工垫资购买额度过大，公司企业对员工个人付款额度较大，并且此种打款情况涉及到的员工普及率较高时，会引起税务部门重视，存在疑似发票抵薪的做法，存在极大的税务风险漏洞；

同时，部分采买过程中，供应商可能无法提供票据，需要员工自行找票补充，与真实发生的采买品类以及金额有差距，容易出现税务管控风险。

预算管控风险

员工垫资购买，流程一般都是在线下进行，采买流程存在较大漏洞，或者审批流程较长，对于一些应急购买物资较长的线下审批流程会影响效率，并且线下处理无法将采买金额与预算规划实时匹配，造成预算失控；

同时，部分企业在员工垫资购买过程中，事前不做审批管控，员工采买后事后审批，事前的预算控制几乎是空谈，面临很大的预算管控风险。

采购灰度风险及显隐性成本上升风险

员工购买，采购的商品及渠道，公司采购部门无法把控，对采买商品的质量、价格、服务做不到统一管理，不能与供应商协商价格体系，容易造成显性成本的上升；

同时，员工选购商品过程中，线上商品挑选，沟通，线下外出购买，会浪费大量人力成本，冗余的审批流程，报销流程等，也会造成大量隐性成本的上升；

员工与企业之间的矛盾风险

员工垫资购物，报销流程较长，对员工的资金占用成本高，部分负责采购的员工，会因此类相关事项引起对公司的不满。

票据出错风险

大量报销单据，在提交票据、保存票据以及审核票据过程中，容易出现丢失，缺损、核对出错等风险，造成账目不对问题；

在票据对账过程中，仅靠票据作为唯一的对账凭证，与采购商品无法有对应记录，造成对账风险。

当公司对公支付类采购时，主要面临以下风险：

与供应商协同风险

供应链管理中的“牛鞭效应”以及JIT管理，都是在力求预测采购数量及频次的准确性，从而降低库存及在途物料，传统供应商管理中，上下游双方没有办法做到数据共享，对于采购需求的预测存在数据缺失及不同步的现象，既造成大量人工操作，增加了双方的运营负担，同时提升了出错风险及预测风险。

供应商资质审核中途变更风险

公司层层筛选后的供应商，在入选当时的节点企业征信没有任何问题，在合作过程中，若爆发了风险，企业需要第一时间知晓，从而决定是否需要继续合作下去。传统的供应商管理中无法做到中途征信及舆情的实时监测，或者时效性差，存在合作隐患。

大量采购物资无法盘活，资金占用风险

物资采购后，需要一套系统对采购物资，采购过程，采购后的使用情况做相应记录，对采购物资进行全生命周期的管理记录，并且保证采购产品在库中相应的唯一性，避免一物多码，造成重复采购同类商品，库存商品无法发挥使用价值等，从而造成库存积压，产生大量资金占用风险等。

对账结算风险

账目核对业务在采购流程中是无法避免的一个环节。采购过程中的对账结算直接与公司财务相关，三单匹配的核对工作量大，重复性劳动力多，效率低，易出错。

另外，在实际操作过程中，收货后不做收货单，对收到货物账单最后不确认，造成大量对账结算停滞的情况也时有发生。

流程效率风险

艾瑞咨询在《2020年中国企业采购数字化管理调研白皮书》中数据显示，2019年中国企业采购的主要痛点是采购流程复杂，有超过50%的调研者认为日常采购过程中，流程的冗余影响了企业的采购效果。

风险来源于企业对采购过程中控制力不足

以上两种方式的采购面临的风险，其实都来在于企业对采购过程的把控力不足，具体包括以下几个方面：

预算与实际业务失控

内部数据无法全面共享，数据无法给与决策层基本面的支撑

业务与财税间大量人工及重复操作，出错率提升，财税结果失控

上下游协同效率失控

采购物资的流程及渠道无法管控

在数字化大潮下，企业采购也必然进入数字化管理阶段。采购流程涉及寻源、订单、支付、报销等多个环节，既涉及外部供应商管理、合同管理，又涉及内部采购种类、采购权限等多个管理维度。元年科技一站式智能采购管理解决方案，为匹配企业数字化转型全面需求，解决方案涵盖企业商城、供应商管理、寻源、招标、供应链协同等一站式智能采购管理，打通采购与财务，实现完全的闭环管理，实现企业降本增效的目的。