大型企业如何搭建自有协同办公平台？

社会发展日新月异，当前社会已是网络社会，是信息化的社会。

传统的手工办公模式耗时、耗力、繁杂、重复，而且离开办公室将很难处理，这些已经远远不能满足新形势下大型企业发展的需要。在信息化技术、高速发展的今天，企业协同办公平台的设计与实现，可以充分发挥人的创造力和想象力，克服传统办公模式的弊端，更好地为企业各项管理工作服务。

一、传统办公模式存在的问题

1、工作效率低下

传统办公模式下办公室人员不停地人工处理收文、发文、流转、督办、归档等繁杂、重复的工作。纸质文件需要领导做批示，一旦离开办公室，文件将无法及时处理。需分享的信息必须依次传阅，决策的制定和实施周期人为地延长，对工作缺乏监督、检查和评价，员工缺乏积极性。

2、沟通模糊不畅

传统办公模式最普遍的是电话沟通，电话沟通虽然实时，但容易打断员工工作，且不可重现，出了问题相互推诿责任。

3、信息不能共享

各部门只与自己业务密切相关的部门有联系，企业内的各种信息被分成了一个个孤岛，有价值的经验和信息不能被共享。

4、管理成本高，办公资源浪费或闲置

存在几个部门做同一件事的现象，企业有限资源得不到充分利用；纸质办公造成纸张、设备、耗材及人员的极大浪费，办公设备不能共享，造成办公资源闲置；异地机构到总部汇报工作，造成交通费、电话费等办公费用增加。

5、企业的分支机构不能协同管理

分支机构得不到总部的及时支持与监管的现象，这将给企业带来巨大的隐患。

二、协同办公平台在企业办公中的作用

协同办公平台是一个沟通平台，是管理和协作的平台，是知识中心和应用运行支持的平台，从某种程度上说，协同办公平台就是员工随身的办公室。同时，在此平台上还能部署一些应用，如人事管理、ERP 系统等，开发各种协同化的应用软件。协同办公平台的作用主要体现在以下几方面。

1、减少手工方式产生的错误与信息不准确的现象；

2、消除信息孤岛，共享信息，提高企业资源的利用率；

3、支撑企业的管理和业务的运作，提升工作效率；

4、借助网络, 通过手机、笔记本电脑等移动设备实现随时随地办公；

5、方便获取企业各种数据，为决策提供参考；

6、降低办公成本，节约办公资源。

三、协同办公平台的设计与实现

Java 是目前使用最广泛、发展最迅速、认同度最高的企业级应用开发技术，相对其他技术，它具有安全、开放、稳定、跨平台等突出优势。协同办公平台主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块，符合企业办公习惯和特点，使用户轻松的完成日常办公工作。

为了使协同办公平台更人性化，更容易操作，更具有协同性，设计理念需要围绕工作流程、细节管理、灵活性以及可操作性几个基本要点出发，进行开发设计，使实现的协同办公平台不仅是一个协同办公软件，更是一个易用的协同整合平台。

1、流程化设计

工作流程是企业工作的程序和标准，如果企业没有工作流程，各工作环节的衔接就会出问题，进而引发一系列问题。所以协同办公平台的设计首先要从企业工作流程着手，按照工作流程和部门间的职责分工设计处理程序，将流程固化到协同中，从而杜绝职责不分、权限不清的现象。

2、精细化设计

协同办公平台必须兼容所有应用软件，包括办公软件、视频软件、图片软件、阅览软件等，而且还要适应电脑、手机等各种设备的不同操作系统，实质上就是“工作工具和管理工具”，要想达到很好的效果，顺畅运行，必须考虑所有细节，解决各种问题。

3、平台化设计

利用开发商提供的软件平台，快速构建其应用，把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活，并通过自定义平台快速构建简单的、个性化应用，各个软件中有大量的开发与自定义工具，能够最大程度地满足不同企业的个性化应用，帮助企业随机应变，不断扩展和延伸功能。

4、易用性设计

易用性设计体现在产品设计的每一个细节，需要企业亲身体验和感悟，没有考量标准，总体依照让用户尽量少写东西、少记东西、简洁、易操作、易理解的原则，最大限度地确保产品的易用性、可操作性。

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可以使用企业共享办公系统，国内首个全Windows操作，融合了企业私有云、备份云以及独特的企业加密云，致力于数据的集中管控、数据安全防护，为企业提供安全便捷的云办公平台。

企业共享协同办公系统，可以对企业文档信息加密存储，没有权限无法访问查看，无法将文件通过复制、截屏、另存、打印等方式带走。还能够对不同的用户设置不同的权限，不论是从图纸的审批把关，还是到图纸的备份保护等，各方面都能对其进行保护。以及文档权限角色管理，用户分享/共享时可为共享对象选择角色，进而控制其对文档的运用权限，比方上传、分享、复制等等，角色的权限由管理员统一配置，可提供多种角色。

总之，企业共享办公系统可以通过多方面的安全保障措施来为企业数据资产提供全方位的安全保障，防止企业数据泄密事件的发生，让企业可以放心的将数据进行存储，从而有效提高整体的效率。

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