项目监控和项目跟踪是项目管理办公室（PMO）职责中非常重要的方面。

事实上，无论PMO是否到位，都必须进行项目跟踪。

为什么需要项目跟踪和项目报告？

这样做的原因是为了确保项目正在取得进展，并在交付的轨道上，这需要一种机制来监控进展。

如果不这样做，赞助商和组织会盲目地相信项目将在商定的日期、在分配的预算范围内交付指定的内容。我相信你会同意这是个非常大的“信心跳跃”。

这也应该是项目经理的最优先事项，实际上，监控进度是他们工作描述的一部分。

如果没有跟踪，项目经理如何知道项目是否会交付，以及是否需要干预。

什么是项目监控和项目跟踪？

用最简单和最纯粹的术语来说，项目跟踪就是监控项目的进展，评估项目是否取得了正确的进展，以便实现商定的目标或结果。

这通常是通过使用专业的项目状态报告来实现的。

报告必须清楚准确地说明截至报告日期的项目状况。

这应该包含告知性的、直接的执行声明(“电梯演讲”)，传达状态、导致非绿色状态的关键问题/风险，以及所需的行动。

应该跟踪和监控什么？

拥有可追踪的有形指标非常重要。这应该包括：

○ 整体的RAG状态

之前的报告周期以及当前的报告周期。这将显示总体趋势开始恶化的地方。

○ 预算

这应该包括计划/预算、实际完成和预期完成。这将提供项目是否超前或落后于预算的细节。

你还可以在预算中添加红色、黄色或绿色（RAG）状态，以提供可视化的表示。

○ 里程碑

重要的是包含一些重要的里程碑，以便根据目标日期监控进展。这是来自项目计划(进度表)的高级基线。

如果里程碑正在实现，你可以监控进展，然后瞄准威胁。

实现这一点的方法还是使用RAG报告。这使得关注需要注意和干预的里程碑成为可能。

○ 本周期成绩/下周期计划成绩

这允许将上下文添加到项目的进展情况和下个周期的预期中。好的项目经理会用它来庆祝成功。

包含计划好的下个周期可以确保项目经理和团队做超前思考，而不仅仅是关注当前的活动。

○ 关键风险、假设、问题、依赖

它应该包括三大问题和风险，以及负责人和计划缓解措施。报告应指出在何处需要对项目进行升级以解决问题。

跟踪这些内容有助于尽早识别将影响交付的事件。

谁应该负责项目监控和项目跟踪？

项目经理——他们的工作是监控项目进展，进行干预，并对赞助商和干系人进行评估。

赞助商——他们的工作是确保项目在预算和商定的时间范围内交付需求。

PMO——他们负责监督交付，确保准确报告并对计划的偏离提出建议。

PMO的智能项目跟踪和监控

如果你想提升PMO的价值，你应该：

○ 实施良好、清晰、专业的项目报告

○ 就如何完成报告提供明确的指导方针

○ 审核提交文件并检查质量和一致性

○ 与项目经理召开会议，对报告进行审查、理解和质疑

○ 发布报告日历

○ 通过PMO概览、趋势和重点领域为高级管理人员提供高水平的概述

永远不要低估陈述的力量

虽然高质量的内容是项目监控和项目跟踪最重要的输入，但不要低估具有良好视觉指标的专业设计报告的力量。

如果忽略这一点，一份好的报告就会被认为是低质量的报告，这不公平。

因此，请确保你有外观专业的项目报告和概览。如果你没有时间或者不擅长设计，可以通过购买一套行之有效的项目管理模板来快速跟进。

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