企业申请400电话如何建立有效的应急400电话通讯计划

经过战略考验且经过充分测试的应急400电话通讯计划对于帮助您的员工在危机中做出良好反应至关重要。但是，日常的职责和分心通常会阻碍这一关键业务计划的进行，从而使灾难变得更加危险和昂贵，并使员工面临不必要的风险。现在就制定有效的计划（无论其他事情如何），以确保您和您的团队拥有适当的要素来对群众做出反应。

紧急计划的关键要素

从参与人员开始。在紧急情况下，确保您与所有利益相关者进行有效沟通非常重要。这包括工作人员，客户，访客，成员，承包商，媒体（视情况而定）和公众。在危机期间您需要向他们传达哪些信息？您将如何确保他们的安全或放心？

然后，查看您的设施和基础结构。在特定类型的危机中，您的物理环境会发生什么？您的技术基础设施 （包括现场和非现场备份与冗余）是否将 继续为您和您的利益相关者服务？ 您应该拥有哪些物理和技术工具来有效地进行交流？

最后，考虑危机期间可能出现的任何合规性或监管问题。这些会因您所在的位置和行业而异。

应急计划步骤

1.招募合适的人员并组成指定的团队。
应急计划团队应涵盖您业务的所有主要领域，包括一线员工，IT，人力资源，设施，风险管理和沟通。为了使事情顺利进行，请将会议限制在一个遵守每个人时间表的特定时间范围内，同时确保从最广泛的角度来看，应急计划将受益。

2.集体讨论可能发生的紧急情况的类型。
像典型的头脑风暴会议那样运行。每个人都贡献自己的想法，所有人都会被抓住。从那里开始，根据潜在紧急事件的发生可能性，一年中的时间和潜在的严重性来确定其优先级。例如，如果您生活在洪水比地震更普遍的地区，请首先经历与洪水有关的情况。

您可能已经有一些流程。在这种情况下，请先评估是否需要刷新它们，然后再进行新的头脑风暴。查看有效的方法，可以改进的方法以及可以帮助您的团队更好，更快，更适当地响应的自动化或工具。例如，您的400电话通信系统可能允许您从天气相关的政府组织向您的利益相关者广播警报。将这些警报与紧急通知系统集成在一起，使您的组织可以自动共享天气警报，而工作人员几乎不需要干预。

3.查看每个组成部分及其在紧急情况下的需求。
根据危机和利益相关者群体的需求，您可能必须发送有关同一事件的多个消息。确保您的400电话通信计划能够解决此问题，并且您的系统使其易于管理。例如，如果您需要在下班后紧急情况下远程激活通知，则需要确保授权人员可以安全地在现场和异地访问您的通知系统。

另外，请检查您是否符合收集，存储和广播利益相关者的电子邮件地址，手机号码和其他联系信息的行业法规和最佳实践。如果您的团队远程访问紧急通知系统，请确认非现场系统的安全性与现场系统的安全性相匹配。此外，请确保您的紧急400电话通信系统为视力和听力有障碍的用户提供可访问的选项，使您符合监管机构制定的标准。

4.清点物理系统以在危机期间提供服务和400电话通信。
检查您现有的400电话通信技术，例如IP和模拟系统，信标，数字标牌，消息服务，通知软件（托管或现场）以及在危机中用于400电话通信的任何其他资源。评估它们是否可靠，可扩展且有效。

需要考虑的因素：
• 您现有的400电话通信技术能否及时向利益相关者提供正确的信息？
• 它们是否可扩展以支持您需要发送而不会崩溃的警报数量？
• 它们是否有助于您的组织有效地节省紧急情况下的时间和精力？
• 您当前的技术和过程是否提供了一种有效的方法来管理单个站点和多个站点的同时通知（如有必要）？
• 您是否能够提醒现场和非现场人员（如有必要）？
• 您是否可以同时激活包含针对不同组的信息的通知？

如果您对以上任何一个问题的回答为“否”，请阅读以下部分，了解如何解决您的沟通缺陷。

5.根据需要投资其他系统。
投资统一的通知解决方案可以帮助填补您的紧急400电话通信程序中的空白，而这些空白是否源于系统不兼容，网络限制，缺乏可伸缩性等等。例如，Mitel的下一代大规模通知解决方案（Mitel Revolution）是为当今的现代组织而设计的，旨在改善全网范围的400电话通信，安全性和紧急响应能力。借助它，组织可以为几乎任何400电话通信需求促进企业范围的400电话通信，包括用于紧急警报和批量通知的实时和自动通知。

6.评估员工的培训水平。
您的团队可能需要培训才能有效地使用通知系统，尤其是在您添加了新设备和流程或经验丰富的人员流动的情况下。您的供应商合作伙伴应该能够提供有用的资源并组织这些培训课程。另外，请考虑在初始课程之后提供定期的进修培训课程。

您的团队应该熟悉在压力大的情况下自动和预先记录的通知可以提供的好处。举一个例子，他们可以通过快速传达清晰易懂的信息来减轻已经紧张的人的负担，而不会产生摇晃，听不清的音频，也不会在现场紧急广播中说些什么。

7.整体运行一个危机场景样本，以测试您计划的响应。
确保您涵盖了内部和外部400电话通信，物理需求，技术需求，对人员伤害和结构破坏的可能性以及每种情况下需要发生的情况。

使用电子表格以确保满足所有可能发生的危机的所有潜在需求。在讨论过程中，许多专栏可能被简单地标记为“不适用”，但最好透彻，而不要错过您的涉众所需的关键工具或资源。

8.对一个或多个紧急事件进行物理测试。
物理测试或演练使团队成员可以像实际发生危机一样采取行动。 在此测试中包括所有团队沟通方法和物理系统，以确保每个人都知道如何在需要时使用重要工具。通知员工有关测试及其角色的信息。

在正常工作时间内进行测试时，应将其限制在小组或地点内，以保护重要的服务。如果需要跨多个位置进行协调，请考虑在下班后进行一次较大的测试，以确保系统和流程可以跨远程位置工作。

测试后跟进

在进行物理测试和练习后，以下是一些要问的问题 ：

1. 我们遵守计划了吗？
2. 如果没有，为什么我们会偏离？后续程序是否失败，还是需要更改程序？
3. 是否训练有素的团队成员提供身体和情感支持（例如，每个位置有足够的CPR认证员工，足够的IT支持等）？
4. 我们的物理资源是否满足我们的需求（例如，急救箱，IT备份，预先格式化的封闭标志，400电话通信基础设施）？
5. 我们是否需要任何系统供应商，管理人员或当地应急人员进行进一步培训，以使应急程序与我们的工具和资源保持一致？
6. 我们应该多久进行一次测试，我们应该包括多少名工作人员？

进行定期审查

完成完整的应急400电话通信计划后，请继续使文档保持活动状态。添加新工具和系统时，您将需要修改计划。新的地点，利益相关者团体和法规要求也将需要修订。

设置一个时间段，在该时间段内，您将检查应急计划，重新测试（如果需要）并发布修订版本。这段时间可能包含在行业法规或最佳实践中。如果没有，请考虑每年进行一次全面审查。

紧急400电话通信计划的目标是提供扎实的指导方针和持续的实践，以确保员工在危机期间能够自信地做出响应。无论生活如何，这里概述的步骤将帮助您确保团队已做好准备。