我给洋人当导师(11) –成为一名高效的参会者

离开了规则，每个人都自由行事，结果就是每个人都得不到真正的自由。

——亨利·罗伯特

在海外工作这几年一直感觉所在公司的会议管理还是存在一些问题，最近学生也向我提出了同样的问题：如何应对越来越多的会议。从有效沟通的角度，会议是不可或缺的沟通形式，它可以有效解决电话、邮件等非面对面沟通无法解决的信息失真问题，让解决问题的速度、冲突的解决方式更加高效。正如管理学家彼得·德鲁克所说：“我们之所以开会，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验”。尤其在信息急剧膨胀、竞争炽热化的商业社会，企业更需要通过会议互相合作、分享信息，达成共识，但如果会议的组织方法不够高效，不能达成预期有效成果，会议反而成为决策效率提升的障碍。

高效会议管理是提升公司，乃至整个国家效率的基础管理，因为它涉及到多人、多部门的协同效率。1876年由美国陆军准将亨利·马丁·罗伯特编写的一本议事经典著作《罗伯特议事规则》（Robert'sRules of Order，RONR），现在被美国国会定为议事程序。孙中山当年对该书也是推崇备至，还亲自参与过本规则的翻译，试图将此规则应用到国政管理之中。《罗伯特议事规则》原书六百多页，内容包罗万象，有专门讲主持会议的主席规则，也有针对会议秘书的规则，当然大量篇幅是有关普通与会者的规则。关于高效会议的组织原则和技巧在网上有很多介绍，也不乏各种网络培训，我今天想从参会者的角度分享一下高效会议的做法，因为很多会议你不是一个组织者，你仅仅是一个参会者而已。

一、我们为什么要开会？

开会最核心的目的是讨论问题并达成解决问题的共识和目标，对于高效的参会者而言，高效的会议还可以达成如下附加成果：⑴.增进计划性；⑵.增进创造力;⑶.集合大家的智慧;⑷.提高同事间的共同意识;⑸.增进良好的人际关系;⑹.增进责任感;⑺.增进协调性;⑻.增进自我启发;⑼.提高员工士气;⑽.提高参与感;⑾.学习工作基本知识;⑿.了解工作的甘苦;⒀.加强团队工作的能力;⒁.培养管理能力等。我们如果觉得一个会议非常无聊，你不妨对照以上提示反省自己是否可以从其他方面获得会议的收益，从而改进和提升自己对待会议的态度。

二、会议前的准备

做足会前的准备工作，才能保证会议的高效和目的性，我们可以通过制定会议准备检查表来确保会议的准备工作完善无纰漏。作为参会者，我们可以根据检查表，会前向会议组织者提出一些需要明确的问题，一方面让自己做好份内的准备工作，同时可以督促组织者将会议准备得更加充分。会议检查表可以根据自己部门的情况加以定制，但至少要包括如下几个重要准备环节：

1) 明确开会目的

2) 确定会议形式

3) 确定与会人员名单

4) 确定会议规模

5) 设计会议议程

6) 选择开会时间

7) 布置会场

8) 会议通知

9) 座位安排

10)准备会议资料

11)准备会议用品

12)考虑与会人员膳食

13)制定会议规范

在网上可以看到三星公司的实用“开会法则”，很多管理者和公司对此赞许有嘉，我们可以作为参会者来品味一下这些开会原则，提升自己的管理技巧：

A.八个必须：

1) 凡是会议，必有准备

2) 凡是会议，必有主题

3) 凡是会议，必有纪律

4) 凡是会议，会前必有议程

5) 凡是会议，必有结果

6) 凡是开会，必有训练

7) 凡是开会，必须守时

8) 凡是开会，必有记录

B.三个公式：

1) 仅仅开会，如果会后没有人落实，等于零。

2) 会议上布置了工作，但是会后不进行检查，等于零。

3) 抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，等于落实。

三、《罗伯特议事规则》的会议六部曲：

介绍会议组织技巧的书籍和文章大同小异，只要我们了解了《罗伯特议事规则》的精髓，也就学到了会议组织的高级技巧。

1. 动议：

动议即是“行动的建议”，先想怎么做，再决定做不做。

2. 附议

只要有一个人附议则该议题就进入议程，从而达到保护少数人声音的目的。

3. 陈述议题

先解决当下最紧要的议题，避免“然后”之类的事情。

4. 辩论

四大铁律：

a. 文明表达：禁止人身攻击，质疑动机，扣帽子，贴标签。

b. 一时一件：不跑题。

c. 限时限次：不超时，禁止一言堂，比如设定每人只能发言n次，每次m分钟。

d. 发言完整：不得打断别人的正常发言。

面向主持人规则：参与者之间不能直接辩论，只能对主持人发言。

5. 表决

为保持与会者发言的自由性，领导最好最后表态。在做表决时，如果议题是针对人，建议投票时使用无记名方式；如果是针对事，建议举手表决。

过半数的定义：赞成数/ （赞成数 + 反对数）> 0.5 （不考虑弃权数和缺席数，假如计入分母则表达了反对）

6. 宣布结果

也有人把《罗伯特议事规则》归结为十二条高效议事核心原则:⑴.动议中心原则；⑵.主持中立原则；⑶.机会均等原则；⑷.立场明确原则;⑸.发言完整原则;⑹.面对主持原则;⑺.限时限次原则;⑻.一时一件原则;⑼.遵守裁判原则;⑽.文明表达原则;⑾.充分辩论原则;⑿.多数裁决原则。

四、高效参会者心态

一场成功的会议既需要会议组织者的努力，也需要每一位参会者的密切配合。下面我就介绍一下参会者在会前、会中、会后应该担负的责任：

会议之前:

基于自己的认知和观点，认真研究问题，做好思想准备；依据会议发起人提供的资料，准备自己的参考材料；记下开会的日期、时间、地点；做好在会议中发言的心理准备；积极向会议组织者提问，澄清相关会议组织问题。

到场时间:

如果你是老大，踏点准时到场即可！如果你是二把手，提前5分钟到场是必须的，不能让老大等你吧。如果你是普通管理者，至少要提前10分钟到场，不能让二把手等你一个小兵吧！可以利用这段时间在手机上处理一些不太重要的邮件或者与同僚沟通一下感情。

会议之中:

倾听他人发言，不打断、不判断、听清楚再回应；积极发表自己的见解，虚心接受他人的建议；关注正在讨论的事项，不要私下开小会；与主持人密切配合以达成预期会议目的；

会议之后:

要清楚了解会议达成了什么结果；要了解还有哪些事情悬而未决；思考分配给自己的任务如何完成；及时向自己的团队传递相关价值信息和会议的决议；跟踪会议任务的进展。

一个人民做主的国家里，很少有一门知识能像议事规则这样，只需稍加学习即可如此显著地提高效率。

——亨利·罗伯特

每天进步一点点，在不知不觉中让自己从优秀走向卓越！白天谋生、夜晚发展！

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