个人信息管理：要求一分钟找到30年前的照片

用科学的方法可以无限拓展自己的大脑功能

―――张鹏

前天我在飞机场候机时，收到一个儿时同学的微信。他问我还记得他吗。我只花一分钟就将30年前和他的合影黑白照片发给了他。他非常震惊，问我是如何做到的。我说我所有过往的照片都收集分类整理并存放在云端，包括以前用胶片相机照的相片，我都扫描后存档，所以可以随时找到并发给他。

这是我从小就养成的一个习惯，用6个字来总结，就是“分类、存档、备份”。

下面我向大家介绍我的具体做法。

1、科学分类

我认为分类是理性思维最重要的体现，是人的关键能力。由于我非常重视这个能力，并认为它是工作能力的最重要指标，所以我在面试招收员工时，一定会测试对方的这个能力。

科学分类只有一个目的：方便自己和他人随时找到。比如，图书馆就是科学分类的最好案例。

作为公司的信息化管理中最基本的要求，我规定公司的所有email、文件、规章都要有科学的命名方法，以便归档后可以快速找到。

如果发现某个员工给我发的email没有清晰的标题，我就认为他违反了科学分类的原则，要马上整改。

2、即时存档

我们早就进入了信息爆炸的时代，如果不能将我们获得的信息快速分类存档，我们的信息将堆积如山，并会杂乱无章，那将严重影响我们的工作效率，并增加大脑的记忆负担。我发现，有的人电脑的Email收件箱中有成千上万个未读邮件，手机中有数千张照片，包括重复拍摄、迷糊不清的照片。这说明他们没有将信息进行即时分类与存档。

因为我的工作管理的范围非常广，所以，我必须将每天收到的信息即时分类存档，否则我的工作将会一片紊乱，也会严重影响与我相关的其他人的工作。

比如，我在微信朋友圈中看到一篇讲“情商”的好文章，我就马上存放到我的知识库中相应的目录下，以便我下次给别人做“情商”培训时，加上新学到的内容。

3、两处备份

我将自己从小获得的所有信息都进行数码化，比如将自己所有的证件拍照存在电脑中。同时，我还会做两个备份，一份存在电脑硬盘中，一份存在云端。这样做的目的是不会因电脑的损坏和丢失而永远遗失信息，另一个好处是可以随时通过手机从云端下载使用。

小结

形成了上述习惯后，我的大脑就很轻松了，因为我不需要记忆太多的信息，我的信息却在不断扩展，而我又能随时取用。这就相当于我的大脑功能被无限拓展了。

如果你觉得这个方法有用，可以介绍给你的亲人，特别是在校学生或者刚刚参加工作的年轻人。我相信，这将有助于他们的减少人生道路上的压力。这样做还有一个好处，即让自己成为一个可以信赖的工作伙伴，因为你总能向同事们迅速提供过往的资料和信息。