项目经理的小心机：汇报数字技巧

“项目好不好，七分靠做，三分靠说”。就像苹果产品发布会上的史蒂夫·乔布斯，特斯拉产品发布会上的埃隆·马斯克，每一个成功项目的背后，都有一个在项目汇报时能侃侃而谈的项目经理。

项目经理做项目汇报工作时，相较于用“事例”说话，用“数据”说话给人的感觉更加准确，也更具有说服力。怎样才能把那些枯燥、无聊、烦琐的统计数据准确传递给听众呢？这就需要我们在汇报工作时使用一些数字使用技巧，从而让数据变得更加生动有趣。

1.要让数据看起来真实可信

在汇报中使用数据，首要的任务是要让数据看起来真实可信。采用用户能够轻易佐证的数据，可以让我们在汇报中的数据更加真实可信。

例如，“公司财务人员每个周都要花费10个小时来整理报表”“销售人员每天要打40个以上的电话，平均通话时间不到5分钟”等，这些可以让听众简单验证的数据，大大增强了听众对项目汇报成果的信任度。

2.用简单易懂的形式呈现数据

汇报时要让数据简单易懂，不要直接说“项目上线后会自动处理多少条数据，节省了多少操作步骤”这样的话。可以换一种说法，“项目上线后，每个操作人员每天都会少做3张报表，因为系统会自动生成”，项目的作用在哪里，听众一下子就能感受到。

3.学会取整

听众对整数更容易理解和记忆。相比“项目上线后，已经有968625名用户使用”这样话，采用“将近一百万用户”会让听众更容易理解和记住。

4.间歇性地使用数据

听众无法一次性接受太多的数据。少量的数据使用会增加说服力，但是过多的数据很容易让听众产生厌烦。

在汇报项目时，每个要点可以采用少量数据进行强化，切记不可堆叠。例如，在某款手机的发布会上，项目经理在介绍手机参数时，会这样使用数据。

a.手机的CPU频率达到了3GHz；

b.手机的摄像头分辨率高达1亿像素；

c.手机的电池容量4500mAh。

项目经理在介绍项目时，不要为了使用数据而盲目地堆砌数据，间歇性地使用数据，可让数据为项目服务并突出重点。

5.在恰当的地方使用恰当的数据类型

我们看苹果产品发布会的时候，会发现项目负责人在介绍新产品有哪些升级时，会采用不同类型的数据进行比较。

例如，在介绍手机性能时会用“提升了23%”这样的字眼；在介绍手机摄影功能时则会用“提高了2000万像素”等字样。

在恰当的地方使用恰当的数据类型，能够强化数据的使用效果。

6.让数据形象化

项目经理可以试着使用具体的形象来解释你的数据。你可以说“它比一枚硬币还要薄”，或者“它可以轻松地放进一个文件袋内”，还可以说“它能让你不间断看10个小时以上的视频内容”等。

用现实生活中可以找到的真实事务或案例，让你使用的数据更加的形象，也让听众更容易理解你给出的数字。

7.将时间提示放在数据之前

在使用数据前，要让观众了解数据的时间框架。例如，“在2019年，公司因为产品质量问题付出额外成本750万元；2020年，项目上线之后，公司节约成本500万元”听众结合时间框架，可以了解数据产生的具体意义。

一个成功的项目，既要有“做得好”“管得好”，又要有“讲得好”。在项目汇报中，合理地使用数据，发挥数据的效用，能让项目经理掌握项目成功的秘密。

给老板做工作汇报

公式：问题+原因+解决方案

1.描述具体问题；

2.说明具体原因；

3.提出解决方案。

在职场中，当你被老板问到某个具体问题时，不仅要分析原因，还要提出具体的建议和解决方案，这样老板才会认为你有才华、有能力、有担当。

例如

老板问：为什么今年的项目回款没有完成？
项目经理回答：

（问题）老板，今年的项目回款只完成了80%，确实没有实现目标。

（原因）我分析了原因，主要有三点：一是……，二是……，三是……

（解决方案）我也想好了对策，准备在下周一的晨会上宣布：……

表明自己的观点或建议

公式：观点+原因+案例+结论

1.提出自己的观点/想法；

2.解释说明自己的观点/想法的理由和原因；

3.讲一个具体的案例来说明；

4.得出最后结论。

例如

学习演讲可以提高自信吗？

（观点）提高自信的方法有很多，我认为演讲是很好的一种方法。

（原因）因为演讲可以锻炼口才，提高胆量，改善气质。

（案例）就拿我自己来说，过去20年，我都是不自信的，很大一个原因是我不敢当众讲话，每次要碰到要当众讲话时，我都会紧张得要命，越紧张越表现不好，也越不自信，这样进入了一个恶性循环，直到后来我加入了演讲会俱乐部，在那里，我系统地学习了演讲技巧，大家不断鼓励我，我不断练习，挑战自己，终于不再害怕演讲，甚至开始喜欢演讲。现在的我是一个自信满满、敢于登台讲话的人。

（结论）所以，我相信演讲可以提高自信。

项目阶段性成果汇报

公式：黄金三点论——在表达某个见解时，说三个要点。

三点论要用到的联想一般为：时间联想、空间联想、相似联想、对比联想、相关联想。

例如

由昨天怎么样，想到今天怎么样，再想到明天怎么样；

由过去怎么样，想到现在怎么样，再想到未来怎么样；

由初期怎么样，想到中期怎么样，再想到晚期怎么样；

由自己怎么样，想到对方怎么样，再想到别人怎么样。

三点论常用表达句型如下。

过去……，现在……，未来……；十年前……，现在……，十年以后……；首先……，其次……，最后……；第一……，第二……，第三……；事件的起因……，经过……，结果……

就三个方面谈一下自己的心得：首先……，其次……，最后……发表三个见解。

正式场合长篇演讲

公式：问好+自我介绍+感谢+回顾过去+总结未来+再次感谢

这种针对各种聚会场合的即兴发言公式，在亲友婚礼、朋友生日会、同学会、公司联欢会、客户座谈会等场合都适用。

1.先打招呼问好；

2.简短的自我介绍；

3.感谢在座的对象，感谢某个具体的对象；

4.回顾过去的经历、经验、成绩、教训等；

5.对未来的希望、祝福、梦想等，如我期待，我祝福，我相信等；

6.再次感谢。

例如

在公司年会上，如果你是员工，对象是老板和同事，可以这样发言。

大家好，我是XX部门的XXX，感谢公司给我这个平台，感谢老板给我成长的机会，感谢团队对我的鼎力支持。

回顾这一年来，自己取得XXX进步，有XXX不足之处（可以根据自己的实际情况汇报）。

最后，祝愿公司越来越好，祝愿同事家庭幸福等。

总 结

一般性发言公式

1.一般聚会发言公式：感谢+回顾+未来愿景

2.重要、大型、正式场合长篇演讲的公式：问好+自我介绍+感谢+回顾过去+展望未来+再次感谢

针对具体问题和现象的发言公式

1.问题+原因+解决方案

2.观点+原因+案例+结论

3.简化版：（观点+故事）或者（故事+观点）

4.黄金三点论