受新型冠状病毒肺炎疫情影响，“远程办公”也成为一种风潮，伙伴们也纷纷线上展业，使用视频会议等工具召开会议。要说开好一场优质的视频会议，也有不少需要讲究的地方。下面让我来给大家支支招吧。
通常来说，一场优质的视频会议需要以下几种角色配合：
1、统筹人：负责会议前中后大小事务的统筹工作，是一场优质会议的关键人物。
2、主持人/发言者：主持人/发言者是会议的焦点，向参会者输出精华内容。
3、会议助理：（即腾讯会议中的联席主持人，下同）协助主持人管理会议的秩序，如处理异常问题、管理举手发言、人员邀请和移出、问题记录等，确保会议顺利进行。
4、参会者：即参与本次会议的人（这里特指除上述角色外的人员）。
▍会议前
“不打无准备的仗”，会议前充足的准备工作可以大大保障会议的顺利进行。
1、统筹人提前安排
- 统筹部署，合理安排，提前将会议相关信息（如会议主题、时间等）下发通知。
- 会议相关资料（如PPT）应至少提前1天准备完毕。
- 尽量提前1天组织主持人/发言者、会议助理进行彩排，调试好参会电子设备，熟悉网络会议操作流程。
- 应组织做好应急方案，当会议遇到异常情况时可及时应对，保障会议效果。
2、主持人/ 发言者反复练习
- 提前1天参与彩排和演练，重点熟悉操作和多媒体配合。
- 练习，练习，再练习！演讲内容的熟悉程度直接影响会议效果。
- 制作的ppt幻灯片内容避免冗长，重点在演讲。
▍会议当天
1、统筹人“观察员”身份，适当支援
- 提前15-30分钟接入会议，确认一切正常。
- 主要担任”观察员“身份，记录亮点与不足。
- 必要时候支援会议助理，减轻会务压力。
2、主持人/ 发言者在专属舞台专注演讲
- 关掉你手机上的通知功能，避免个人信息泄露或影响专注。
- 至少提前15分钟进入会议，和参会者进行互动，减少紧张情绪。
- 商务着装或端庄服饰，妆容浓淡适中，发型清爽大方。
- 演讲可选择站姿或坐姿，使用手机/ipad调节支架角度来配合演讲姿势。
- 把摄像头放在眼睛的高度，看着摄像头而非屏幕，让参会者感觉到眼神交流。
- 面对光源，保证画面呈现清晰无暗影，建议打开美颜功能。
- 表现出热情，语速适当。
- 不要总询问是否能听到或看到自己的声音或画面，请专注于演讲，异常问题交由会议助理解决。
- 打开视频可以用面部表情和手势来表达情感，阐明观点，而使用PPT幻灯片可以减少紧张，并可查看笔记。
- 安排演讲中的停顿来处理问题，关注聊天室留言，适时回应。
- 控制时长，预留答疑或处理异常的时间。
- 主持人应全程留在会议，建议最后离开会议，确保完全接收会议上的所有信息。
3、会议助理管理秩序，会议小助手
- 提前15-30分钟进入会议，和统筹人、主持人确认已做好准备。
- 为保证会议流畅，会议开始前3分钟检查并关闭所有参会者的语音和视频。
- 根据会议流程，按进度打开发言者的语音和视频。
- 参会者进入会议时，请表示欢迎。
- 在会议正式开始前，宣布会议纪律。
- 禁止随意使用共享屏幕功能，可将未经允许使用者踢出会议，确保会议效果。
- 协助主持人处理异常情况。
- 在发言者/主持人演讲时，可适当回复聊天室的提问。
- 做好会议记录，记录会议的主题、内容、决议等。
▍会议后
1、统筹人组织召开会后会
- 总结亮点和不足，下次视频会议再接再厉。
- 形成决议的会议应下发会议纪要至相关人员，并跟进执行情况。
- 统筹人要安排人员做好会议图片等资料的收集、整理和留存工作，并及时进行归档，做到有据可查。
2、主持人/ 发言者 / 会议助理会后总结
以上就是给大家倾囊相授的视频会议“满分”攻略，看似复杂，其实简单，最重要的是大家多尝试，我相信一定会一次比一次做的更好！
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